- фонда заработной платы

- коммунальных услуг

- стоимости программного обеспечения

- расходов на почту

- расходов на оформление договоров

- расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

- избежание будущего роста численности персонала

- уменьшение требований к обработке данных

- снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

- улучшение качества информации

- повышение производительности

- улучшение и ускорение обслуживания

- новые производственные мощности

- более уверенные решения

- улучшение контроля

- уменьшение просроченных платежей

- полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в

настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова

information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме

(рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном напрвлении.

Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через

множество посредников, а это значит, что во время передачи информации

происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может

преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так,

например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю

происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым

наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная

скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От

этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как

следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём

направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя

к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным

(между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве

источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы

в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 2).

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по

управлению влияет множество показателей:

- Качество, достоверность и оперативность получения информации

- Знания, опыт, личные качества руководителя

- Квалификационный состав подчинённых

- Ситуация на рынке

где, Iвх – входная информация о том, в каком состоянии объект управления

должен быть

Iос – осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления

Iу – управляющая информация в результате сравнения

U – воздействие исполнительного органа на объект управления

V – отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней

среды

Рисунок 2. Система управления объектом

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную

информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с

помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это —

объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка

адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке

проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией,

но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно

воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия

информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является

основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений,

материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о

процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают

неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте —

сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа

конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее

возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных

решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти

оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его

выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения

и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к

руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности

управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими

данными, а широко использует техническую, технологическую и другую

информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые

разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные,

хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные

материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые

содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а

также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит

бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются

хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный

анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и

отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на

улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная

характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного

изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических

закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по

сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа

необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о

состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для

повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные

источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в

оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде

разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся

документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные,

которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие

документы:

1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект

хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы

президента, постановления правительства и местных органов власти,

приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок,

приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения

арбитража и судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива

предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных

источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и

т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния производства на

отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами

своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и

внешней. Система внутренней информации - это данные статистического

бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные,

нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней

информации - это данные статистических сборников, периодических и

специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-

правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную

и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой

предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется

на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся

плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере

необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную,

сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов

бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение

в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и

переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о

состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к

первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и

вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований

(отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным

и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом

особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности

сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи

организации технологического процесса и носит производственный характер.

Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий

кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий

по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в

предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является

одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и

повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных

процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства

отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая

информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях,

технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно

пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений,

практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме

высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов,

отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями

управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К

информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений,

оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки

сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее

регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение

и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой,

графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть

технологию информационной деятельности.

2 Технология информационной деятельности

Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15