|
- Технический университет
- Два учебных сервера в Компьютер-колледже
- Web-сервер Интернет отдела программирования
В приложении Б представлена устройство локальной сети ОАО
«Технический университет КубГТУ». Из этого рисунка видно, что отделы
соединены 10 Мегабитной связью, а проректора и главы отделов 100 Мегабитной
связью. Однако не все отделы подключены к локальной сети. К числу не
подключенных к локальной сети относится:
1) Отдел рекламы
2) Управление отдела сетевых технологий
3) Компьютерный класс на 10 машин в 205 аудитории
4) Отдел эксплуатации
5) Морально-устаревшие компьютеры в отделах
Потери от не использования сети очевидны. Так, например, в Компьютер-
колледже есть два компьютерных класса по 10 компьютеров в каждом. Один из
них подключён к локальной сети с возможностью выхода в глобальную сеть
Интернет, другой не подключён, хотя в плане развития локальной сети в ОАО
«Технический университет КубГТУ» стоял даже на первом месте. Приведём
сравнение в чём проявляются потери:
1) Время плановой переустановки программного обеспечения на всех машинах
в классе составляет в 20 – 30 раз медленнее. Это связано с первую
очередь из-за отсутствия локальной сети и из-за того, что на половине
машин нет CD-ROMов. Их устанавливали не на все машины, так как
надеялись на появление в скором будущем локальной сети.
2) Невозможно проводить занятия, связанные с локальной сетью или с
Интернетом.
3) Перед установкой дополнительного программного обеспечения, часто
необходимо решать проблему с нехваткой дискового пространства путём
удаления другого.
Третий пункт описанный выше приводит к дополнительным переустановкам
программного обеспечения, а это снова потери времени, описанные выше в
первом пункте.
Это наглядный пример того, что интересы отдела сетевых технологий
расходятся с интересами Компьютер-колледжа, а неоднократные просьбы и
служебные записки не помогают разрешить эту проблему через высшее
руководство ОАО «Технический университет КубГТУ».
Сеть построена по топологии звезда. Эта самая затратная топология
сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара (приложение
Б). В тоже время эта топология имеет большие преимущества:
1) Надёжность в целом
2) Устойчивость к повреждениям
3) Лёгкость обслуживания
4) Простота изменения
Кроме того, в обществе существует физически изолированная другая
сеть, состоящая из трёх компьютеров. На этих компьютерах работают
сотрудники отдела кадров и расчётный сектор в бухгалтерии. Это указывает о
низком профессиональном составе руководства отдела сетевых технологий,
которые не могут обеспечить безопасность сети на программном уровне и
поэтому пошли по простому и не самому эффективному пути.
Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не
используется в размерах всего акционерного общества, а осуществляется в
пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе
необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было
организовать сетевые ресурсы для всей организации.
Использование сети Интернет, позволило в многим сотрудникам получать
самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование сети
Интернет сейчас – это успех в будущем, так как некоторые организации в
Краснодаре об этом лишь мечтают или эти шаги только начинают делать. Это
будущее, это престиж организации.
Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров. Уровень
обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ.
В 1998 году в ОАО «Технический университет КубГТУ» после появления
локальной сети планировалось использовать электронную почту на основе
службы «Microsoft Mail», а для этого требовалась модернизация большинства
компьютеров в организации. Большинство машин работали в операционной
системе DOS с программной оболочкой Windows 3.11 или с операционной
системой Windows 95 на 4 Мегабайтах оперативной памяти. Ниже в таблице
представлены этапы модернизации компьютерной базы Технического университета
(таблица 7). Из таблицы видно, что общее количество компьютеров
увеличивалось из года в год на 108 и на 111 процентов соответственно. При
этом общее количество современных компьютеров увеличивалось в 1998 году в
четыре раза, а в 1999 году в более чем два раза. Соответственно величина
морально устаревших компьютеров сокращалась. Общее количество персональных
компьютеров росло не значительно, а вот модернизация шла высокими темпами.
Это значит, что происходила замена в устаревших компьютерах материнских
плат, процессоров, добавлялась дополнительно оперативная память.
Сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого
требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в
очередной модернизации персональных компьютеров.
Таблица 7
Этапы модернизации в ОАО «Технический университет КубГТУ»
|Подразделения |Модели |Годы |Темпы роста |
| |компьютеров | | |
| | |1997 |1998 |1999 |98-97 |99-98 |
|Центр довузовской |Все, из них: |4 |4 |6 |100% |150% |
|подготовки |486 |3 |0 |0 | | |
| |Pentium |1 |4 |6 | | |
|Подразделения |Все, из них: |2 |3 |4 |150% |133% |
|среднего образования|486 |2 |2 |3 | | |
| |Pentium |0 |1 |1 | | |
|Институт современных|Все, из них: |2 |2 |3 |100% |150% |
|технологий и |486 |2 |2 |1 | | |
|экономики |Pentium |0 |0 |2 | | |
|Дополнительное |Все, из них: |25 |25 |25 |100% |100% |
|профессиональное |486 |24 |14 |11 | | |
|образование |Pentium |1 |11 |14 | | |
|Производственно-комм|Все, из них: |3 |4 |4 |133% |100% |
|ерческие |486 |2 |2 |0 | | |
|подразделения |Pentium |1 |2 |4 | | |
|Подразделения |Все, из них: |14 |16 |18 |114% |113% |
|управления |486 |12 |14 |0 | | |
| |Pentium |2 |2 |18 | | |
| |Все, из них: |50 |54 |60 |108% |111% |
|Итого: |486 |45 |34 |15 |76% |44% |
| |Pentium |5 |20 |45 |400% |225% |
При всех положительных тенденциях развития по парку персональных
компьютеров, в обществе также производились большие затраты на монтаж
локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые
подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры. Эти
случаи были единичны или приобретение шло за счёт расходов Технического
университета, а не подразделения.
Плохо складывается положение с ксерокопированием - два ксерокса на
всю организацию. Это приводит к тому, что часто ксерокс находится в
неисправном состоянии и как следствие идёт задержка в предоставлении
руководству необходимой информации. Она может быть предоставляется и
быстро, но за счёт использования принтера, как множительной техники.
Предприятие как система не может действовать изолированно.
Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о
состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей
экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие
отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы
глобальной сети Интернет.
В результате анализа материально-технического обеспечения я
определил, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной
информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие
затраты.
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ
1 Пути сокращения управленческих затрат
В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от
применения современных информационных технологий в управлении.
Проанализируем динамику управленческих затрат на примере одного
подразделения по годам. Выясним как информационные технологии позволяют
повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.
Для примера возьмём подразделение Компьютер-колледж. Его работа
более всего связана с новейшими компьютерными технологиями. Определим
перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло
внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.
Это же подразделение в качестве примера будем использовать в
следующем разделе, где мной будут предложены мероприятия по улучшению
положения дел в подразделении с точки зрения внедрения новейших современных
технологий.
Согласно ниже представленному рисунку, в Компьютер-колледже у
директора в непосредственном подчинении находится четыре человека (рисунок
12):
- Секретарь-референт, выполняющий работу с клиентами и занятый в
основном внешними проблемами типа: реклама, маркетинговые
исследования, участие в ярмарках и выставках.
- Два инженера по компьютерным классам, каждый из которых в своём
классе осуществляет техническую поддержку аппаратного и
программного обеспечения.
- Заместитель директора по учебной части, заведующей учебным
процессом: методическое обеспечение, составление расписаний
занятий, работа с преподавателями и со слушателями.
Рисунок 12. Структура подразделения Компьютер-колледж
Для успешного осуществления управленческих функций в Компьютер-
колледже необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже
в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты
времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в
Компьютер-колледже обучается от трёх до четырёх групп в зависимости от
сезона, в каждой из которых обучается согласно смете не менее восьми
человек.
Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно
наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.
В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые
затратные во времени.
Таблица 8
Распределение обязанностей на месяц
|Основные обязанности |Затраты времени, |Темпы |
|ответственных лиц |в часах |роста |
| |1997 |1998 |1999 |98/97 |99/98 |
|1 |2 |3 |4 |5 |6 |
|1. Директор. |72 |62 |16 |86% |26% |
|Составление бюджета на полугодие |24 |20 |4 |83% |20% |
|Составление сметы и калькуляции на |12 |10 |2 |83% |20% |
|полугодие | | | | | |
|Выписка счетов, составление |20 |16 |8 |80% |50% |
|договоров и контроль оплаты. | | | | | |
|Формирование списка клиентов, уже |16 |16 |2 |100% |13% |
|оплативших и ожидающих начала | | | | | |
|обучения. | | | | | |
|Составление актов списания |4 |4 |4 |100% |100% |
|материальных ценностей. | | | | | |
|Составление фактической сметы |28 |24 |12 |86% |50% |
|2. Заместитель по учебной работе |145 |140 |98 |97% |70% |
|Составление расписания занятий на |16 |14 |8 |88% |57% |
|неделю вперёд. | | | | | |
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15
|
