работ, а также рациональной интеграции с верхними уровнями иерархии

управления строительством обеспечивает возможность качественного

повышения эффективности капитального строительства.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема

электронного документооборота, автоматизации ДОУ[2].

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено

большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД),

характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными

средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует

унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие

названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система

автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления

делопроизводством, распределенная система управления документами,

электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и

разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область

информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента,

и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или

побочный продукт при решении других более сложных задач.

Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-

40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои

разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие

уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД

разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не

выставляются.

К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря

на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок,

появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их

лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по

системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не

говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние

опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и

оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и

практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в

сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим

стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на

внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами

(не говоря уже об экономическом эффекте).

Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым

экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств

или недостатков той или иной АСУД[3].

Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД.

Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно

системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о

комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в

организации.

Вторая характеристика системы - специализированная это система

или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально

для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена

для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость

системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем

документооборота.

При выборе потребителями необходимой системы прежде всего

следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД.

На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1) сложные иерархические структуры (министерство, ведомство,

корпорация, банк и т.п.);

2) территориальные органы управления (администрации городов,

субъектов федерации, муниципалитета и т.п.)

3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего

уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный

характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД.

Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений.

Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки

компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других,

для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании

"Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок

предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно

обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима",

"Центринвестсофт" и других[4].

Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям

делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие

модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта

система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает

существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого

рода системам.

Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали

специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии

Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы

документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого

направления стала система документационного обеспечения "Office Media".

Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes

и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-

управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями

системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих

структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения

документов, информационной поддержки внешних контактов организации,

управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.

Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная

так называемая "корпоративная система электронного документооборота и

автоматизации делопроизводства".

Еще одним примером АСУД можно назвать разработку

Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр"

системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации

"Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных

структурах управления.

Назначением системы является автоматизация основных процессов

обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до

списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение

справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

Использование оригинальной технологии обработки документов

помогает более рационально вести документооборот в организации и

обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Требования к системе управления документации. Можно

сформулировать определенные требования к современной системе управления

документации в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного

обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их

регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и

справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических

принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках

действующих организационно-правовых условий в виде отечественного

законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование

(интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать

принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как

подокументно, так и фактически. Система также должна помогать

администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации,

обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного

доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по

определенным компонентам (количество технических устройств и технологий,

количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь

адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Актуальной остается задача организационного и кадрового

обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ.

В значительной степени эта задача может быть решена путем

системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих

образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового

центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить

профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и

делопроизводства Российского общества историков-архивистов[5].

Первостепенным является также вопрос об усилении координирующей

роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние

управленческой документации, обеспечение сохранности, научного и

практического ее использования, в том числе за счет более точного

определения компетенции и полномочий Росархива по координации научно-

исследовательских работ в области ДОУ, а также иных федеральных органов

власти по отношению к упорядочиванию собственной документации; соблюдению

действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов

постоянного срока хранения в государственные архивы, обеспечению

соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях и

предприятиях своей системы.

2.1 Структура организации управления строительной фирмы.

В современной социально-экономической обстановке в условиях

поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в

мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает

решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления

, при помощи которого процессы документирования, организации документов и

документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые,

экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

Строительные тресты и управления являются основными

производственными организациями строительного комплекса и

соответственно основными звеньями информационной цепи. К строителям

поступает основной объем информации от заказчиков, проектных организаций и

субподрядчиков, в строительных организациях формируются показатели

фактического выполнения работ, которые служат основой для финансовых

взаиморасчетов.

Упрощенная схема информационного обмена выглядит следующим образом. В

генподрядную организацию, ответственную за возведение объекта, поступает

проектно-сметная и другая техническая документация. Центральное место в ней

занимает смета, содержащая перечень работ на объекте, необходимые для их

выполнения ресурсы с нормативами использования и стоимость работ в базовых

ценах. Полученная из проектной организации смета, как правило, требует

корректировки (уточнения состава и объема работ, привязки к конкретным

условиям объекта). Такая корректировка выполняется силами специалистов

строительных организаций. В последнее время строительные

организации разрабатывают своими силами сметы на относительно простые

объекты. На основании составленных смет формируются акты выполненных работ,

заказываются и списываются материалы, составляются разнообразные плановые и

фактические сводные показатели, производится учет оплаты авансов и

выполненных работ, осуществляются взаиморасчеты с заказчиком и

соисполнителями. Следовательно, составление (корректировка) смет, их

последующая обработка и передача полученной информации в другие прикладные

программы является основой для планирования и управления производственной и

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6