оформлении. Каждое предприятие вправе самостоятельно решать вопрос о том,

какие документы включать в состав личных дел.

Работники отдела кадров должны помнить, что личные дела сотрудников должны

храниться строго отдельно от всех других документов в закрывающихся шкафах

или ящиках. Необходимо иметь в виду также то обстоятельство, что документы,

включенные в состав личных дел, имеют разные сроки хранения. Для некоторых из

них (приказов, личных карточек) установлены продолжительные сроки хранения и

обязательное требование по их передаче в государственные архивы.

Отделу кадров целесообразно вести журнал учета, в который будут заноситься

все факты ознакомления с персональными данными работников, а также информация

о движении документов, включенных в личные дела, и самих личных дел. В таком

журнале должны быть предусмотрены графы о дате выдачи и возврата документов

(личных дел), сроке пользования, цели выдачи, наименовании выдаваемых

документов (личных дел). В присутствии лица, возвращающего личное дело,

обязательно сверяется по описи наличие всех документов. Лица, получающие

документы (личные дела) во временное пользование, не имеют права делать в них

пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного

дела или помещать в него новые.

Принципиальным требованием правил работы с персональными данными является

установление личной ответственности сотрудников за неразглашение доверенной

им конфиденциальной информации, за сохранность сведений, а также их

носителей. В этой связи лицо, получившее право работать с персональными

данными, должно принять на себя ряд обязательств: не разглашать доверенные им

сведения, неукоснительно выполнять правила работы с персональными данными,

обеспечивать надежное хранение носителей конфиденциальной информации.

Также следует незамедлительно сообщать уполномоченным лицам об утрате ключей,

печатей и штампов, давать устные и письменные объяснения по фактам нарушения

правил. В число ограничений входят также запреты на совершение определенных

действий, могущих повлечь утрату носителей информации или разглашение

конфиденциальных сведений, в частности, на передачу персональных данных

лицам, не имеющим к ним доступа; на вынос документов из рабочего помещения

без служебной необходимости и пр. Перечень указанных обязательств

целесообразно отразить в Положении либо должностной инструкции специалиста.

Более того, в соответствии с частью 3 статьи 57 Трудового кодекса условие о

неразглашении работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну,

ставшую ему известной в связи с исполнением своих должностных обязанностей,

может быть включено в трудовой договор с таким специалистом. В этом случае на

работодателе лежит обязанность ознакомить работника с локальными нормативными

актами предприятия, содержащими правила обработки и защиты персональных

данных. Именно такая процедура доступа может быть использована в отношении

специалистов кадровых служб.

Система защиты конфиденциальных сведений должна предусматривать проведение

регулярных проверок наличия документов и других носителей информации,

содержащих персональные данные работников, а также соблюдение правил работы с

ними.

Как показывает опыт, применение только административных мер не гарантирует

полноценную охрану конфиденциальных сведений. Надежность защиты зависит во

многом от расстановки и внутрифирменного развития сотрудников. Кроме того,

персонал - один из главных каналов утечки информации. Деятельность кадровой

службы должна быть направлена на воспитание работников, допущенных к работе с

персональными данными, выработку навыков работы с носителями конфиденциальной

информации, закрытие бытовых каналов утечки данных. Здесь могут быть полезны

индивидуальная беседа, предупреждение об ответственности, разъяснение

юридических последствий разглашения информации

[12].

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их

защиты.

Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных в отделе кадров

обеспечивается отнесением их к служебной тайне. Работа с персональными

данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к

обработке и хранению информации ограниченного доступа. Режим

конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания их

или по истечении 75 – лет срока хранения, если иное не определено законом.

Персональные данные содержатся в документации отдела кадров. Это:

¾ документы, связанные с подбором персонала;

¾ документы, сопровождающие процесс оформления трудовых

правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу,

переводе, увольнении и т.п.);

¾ материалы анкетирования, тестирования, проведения собеседований с

кандидатами на должность;

¾ трудовые договоры, соглашения, уста­навливающие взаимоотношения

сторон;

¾ подлинники и копии приказов по личному составу;

¾ личные дела и трудовые книжки сотрудников;

¾ дела, содержащие основания к приказам по личному составу;

¾ дела, содержащие материалы по повыше­нию квалификации и

переподготовке со­трудников, их аттестации, служебным рас­следованиям и т.п.;

¾ справочно-информационный банк дан­ных по персоналу - учетно-

справочный ап­парат (картотеки, журналы, базы данных и др.);

¾ подлинники и копии отчетных, аналити­ческих и справочных

материалов, переда­ваемых руководству предприятия, руково­дителям структурных

подразделений и служб;

¾ копии отчетов, направляемых в государ­ственные органы статистики,

налоговые инспекции, вышестоящие органы управле­ния, муниципальные и другие

учреждения.

При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны

соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите:

· личная ответственность руководства предприятия и работников отдела

кадров за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и

персональных данных, а также о носителях этой информации;

· разбиение (дробление) персональных данных между разными

руководителями предприятия и работниками отдела кадров;

· наличия четкой разрешительной системы доступа руководства

предприятия и работников отдела кадров к документам, содержащим персональные

данные;

· проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных

документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в

подразделениях предприятия.

Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров

по разным видам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз

данных. Посторонние лица не должны знать распределение этих функций, рабочие

процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов,

дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонними лицами понимаются

не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники предприятия,

функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела кадров.

Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен

о порядке работы других сотрудников отдела.

Для этого первый руководитель предприятия должен издать приказ о закреплении

за работниками отдела кадров определенных массивов документов, необходимого

для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях.

Должна также быть схема доступа работников отдела кадров и руководящего

состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела, введена

личная ответственность указанных должностных лиц и работников за сохранность

и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник отдела кадров мог знакомиться с любыми

документами и материалами отдела. Целесообразно, чтобы каждый из них был

закреплен за определенной группой персонала предприятия и выполнял весь объем

функций от подбора кандидата на вакантную должность до хранения документации.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела

(например, при болезни одного из них) издается соответствующее распоряжение

начальника отдела кадров, в котором регламентируется характер изменений, их

срок и дополнения к документам, делам и базам данных.

Следует соблюдать следующие особенности обработки и хранения документов.

Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе

кадров, а не в делопроизводственной службе.

Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел

выполняются одним работником отдела кадров, который несет личную

ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других

работников.

Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением

собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело

сотрудника, а в специальное дело с грифом «Строго конфиденциально».

Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные

качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать

полезными злоумышленнику.

Материалы тестирования работающих сотрудников, их аттестации формируются в

отдельное дело также с грифом строгой конфиденциальности. В случае изъятия из

личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания

для его изъятия и нового местонахождения. С документа, подлежащего изъятию,

снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в

описи и копия заверяются начальником и работником отдела кадров. Замена

документов в личном деле кем бы то ни было запрещена. Новые исправленные

документы помещаются с ранее подшитыми.

Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок

выдачи и ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников.

Личные дела могут выдаваться только на рабочие места первого руководителя

предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления)

кадров. Дела выдаются (в том числе начальнику отдела кадров или при наличии

письменного разрешения – работнику отдела) под роспись в контрольной

карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов,

отсутствие повреждений и включений в дело других документов или их подмены.

Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел

руководителям через их секретарей или референтов не допускается.

Другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами (или при

отсутствии личных дел – карточками формы Т-2 (Приложение 1)) только

непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-информационному банку

данных и другой документации отдела кадров они не допускаются. Ознакомление с

делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника,

ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления

фиксируется контрольной карточке личного дела. Работник предприятия вправе

ознакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными

карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным

делом также фиксируется в контрольной карточке.

Не менее строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком

данных по персоналу предприятия (карточками, журналами и книгами

персонального учета сотрудников).

Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы несанкционированного

получения и незаконного использования персональных данных. В связи с Тим

первым руководителем устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой

целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно – определяется

порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти

сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и

конфиденциальность.

На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф

«конфиденциально» или «для служебного пользования». В отделе кадров

обязатель­но остаются копии всех отчетных и справочных документов.

Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после мино­вания в них

надобности возвращались в от­дел кадров для включения в дело вместо

хранящейся там копии.

В структурных подразделениях пред­приятия могут быть следующие документы,

содержащие персональные данные:

· журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов

сотруд­ников (находится у работника, ведущего табельный учет, - табельщика),

· штатное расписание (штатный форму­ляр) подразделения, в котором

может до­полнительно указываться, кто из сотрудни­ков занимает ту или иную

должность, вакантные должности (находится у руково­дителя подразделения),

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10