3.1 Организация работы органа исполнительной власти в режиме «одного окна»

Одним из передовых направлений в налаживании диалога «органы исполнительной власти - население» является режим «одного окна».

Без использования современных информационных технологий практически во всех сферах городского хозяйства уже не обойтись. Особое значение сейчас приобретают задачи дебюрократизации системы управления города, упрощения процесса взаимодействия государственных организаций с жителями и предпринимателями. Ключевая роль в решении этих задач принадлежит широкому внедрению в повседневную жизнь города информационно-коммуникационных технологий.

Стратегической целью информатизации органов исполнительной власти в режиме «одного окна» является качественное информационное обеспечение реализации прав граждан и их информационных потребностей на основе информационно-коммуникационных технологий, формирования и использования гармонизированных информационных систем и ресурсов.

Основные понятия:

Заявители - физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обращающиеся в органы исполнительной власти, за получением требуемых конечных документов.

Держатели «одного окна» - органы исполнительной власти города Иркутска.

Единый реестр документов - перечень документов, выдаваемых и оформляемых органами исполнительной власти.

Промежуточное согласование (экспертиза) - решение (заключение) органа исполнительной власти Иркутска, независимого эксперта, необходимое для подготовки требуемого заявителем документа в режиме «одного окна».

Анализ текущего состояния выявил ряд проблем, препятствующих практической реализации принципа «одного окна» в работе органов исполнительной власти:

· прежде всего не налажено взаимодействие органов исполнительной власти города в электронном документообороте;

· не решен вопрос определения порядка взаиморасчетов между органами исполнительной власти Иркутска и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, участвующими в подготовке конечного документа для заявителя (если документ выдается на возмездной основе);

· по многим документам существующая нерациональная, громоздкая система их подготовки и согласования закрепленная региональными и муниципальными нормативно-правовыми актами органов исполнительной власти;

· отсутствует отлаженная схема информационного взаимодействия органов исполнительной власти и городских организаций в рамках режима «одного окна»;

· слабое нормативно-правовое обеспечение использования электронного документооборота и электронной цифровой подписи в процессе информационного взаимодействия, а также высокая сложность осуществления доступа к ведомственным информационным системам и ресурсам, а также телекоммуникационным сетям не позволяют выдавать в режиме «одного окна» документы, в согласовании которых принимают участие несколько согласующих сторон.

Заявители, желающие получить необходимые им конечные документы:

· обращаются в действующие службы «одного окна» органов исполнительной власти Иркутска для получения конечного документа;

· сдают в указанные службы «одного окна» документы, имеющие только непосредственное к ним и необходимые для осуществления работ по подготовке и оформлению требуемых конечных документов, в соответствии с перечнями, определенными регламентами подготовки документов;

· производят оплату работ (услуг), связанных с подготовкой конечного документа, в случае, если действующими правовыми актами установлено, что он выдается заявителям на возмездной основе или на безвозмездной основе с оплатой промежуточного согласования (экспертизы);

· через установленный действующими правовыми актами и регламентами подготовки документов срок получают готовый конечный документ в службе «одного окна».

При этом получение промежуточных документов и согласований осуществляется службой «одного окна» самостоятельно.

Документы, имеющие непосредственное отношение к заявителям, виды документов, которые на момент подачи заявления для получения нового конечного документа имеются у заявителя в окончательно оформленном и действительном виде:

Для физических лиц:

· документы, удостоверяющие личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность) и подтверждающие образование;

· документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

· документы о государственной регистрации актов гражданского состояния.

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:

· учредительные документы, свидетельства о регистрации в различных государственных органах, лицензии, сертификаты, бухгалтерские и финансовые документы;

· документы, подтверждающие личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность).

Для физических и юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей:

· заявление установленного образца;

· документы, которые в соответствии с действующим законодательством могут быть получены исключительно на основании личного обращения заявителя или в разрешенных законодательством случаях оформленная в установленном порядке доверенность в адрес организации - держателя «одного окна» на право самостоятельного получения организацией соответствующих документов;

· документы, оформляемые федеральными органами исполнительной власти, если иное не определено соответствующими соглашениями между федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти города Иркутска.

Другие документы не являются документами, имеющих непосредственное отношение к заявителю, в том числе: информационные и справочные материалы, а также согласования и заключения, которые могут быть получены службой «одного окна» самостоятельно посредством направления соответствующих запросов в органы исполнительной власти, в том числе путем электронного обмена информацией.

В случае необходимости в перечни документов, представляемых заявителем, могут быть включены нотариально заверенные копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю.

Конечные документы, выдаваемые заявителю справки, выписки, разрешения, лицензии, аттестаты, удостоверения, свидетельства, сертификаты, полисы, договоры и другие документы, оформленные в установленном порядке. Конечным документом не могут считаться промежуточные согласования (независимые экспертизы), не имеющие самостоятельного практического значения, а лишь содержащие необходимую информацию для принятия решения по дальнейшему оформлению конечного документа

В режим «одного окна» не должны включаться конечные документы, подготовка, согласование и выдача которых неизбежно требует совместной проработки вопросов и дополнительных контактов заявителей и должностных лиц, принимающих решения по согласованию и выдаче данных документов.

Организация работы служб «одного окна»:

При приеме документов сотрудники службы «одного окна» обязаны:

· В установленный срок проверить правильность оформления заявления, комплектность представляемых заявителем документов. В случае несоответствий или отсутствия необходимых документов заявление не принимается, а заявитель извещается письменно указанием причин возврата.

· Зарегистрировать заявление в электронной базе документооборота службы «одного окна» с автоматическим формированием выписки. При отсутствии ведения электронной базы документооборота обращения заявителей регистрируются в бумажных журналах.

В службах «одного окна», осуществляющих выдачу наиболее востребованных и массовых документов со сроком исполнения в день обращения, допускается работа с заявителями по устным запросам, без оформления заявления в письменном виде.

Причинами отказа в приеме документов у заявителя в службе «одного окна» являются:

· обращение заявителя в службу «одного окна», не занимающейся предоставлением запрашиваемых им документов;

· наличие у заявителя неполного комплекта документов, определенного регламентом или представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов;

· отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности;

· отказ заявителя оплатить работы (услуги), выполняемые (оказываемые) на возмездной основе.

По требованию заявителя отказ в приеме документов может быть выдан в письменном виде. Любые иные причины отказа в приеме документов у заявителя являются неправомерными.

Порядок подготовки конечного документа:

Служба «одного окна» осуществляет передачу обращений заявителей и прилагаемых комплектов документов в соответствующие структурные подразделения, согласующие организации, в организации, проводящие независимые экспертизы. Срок передачи документов на промежуточное согласование устанавливается регламентом подготовки документа.

Передача документов на промежуточное согласование производится службой «одного окна», принявшей документы, как с использованием бумажных носителей, так и путем передачи по телекоммуникационным каналам копий, заверенных электронно-цифровой подписью. При получении документов по электронным каналам связи согласующей стороной производится электронное уведомление о получении.

Согласование или мотивированный отказ в согласовании согласующей организации оформляется письмом, в том числе электронным, заверенным электронно-цифровой подписью уполномоченного лица согласующей стороны.

Отказ в согласовании должен содержать обоснование причин невозможности удовлетворения требований заявителя и, по возможности, рекомендации по устранению причин отказа.

Ответственность за соблюдением сроков согласования документов возлагается на руководителей согласующих организаций.

Ответственность за соблюдение общего срока подготовки конечного документа возлагается на руководителей органов исполнительной власти - держателей «одного окна», принявших документы у заявителя.

Выдача конечного документа заявителю:

Конечные документы, выдаваемые в режиме «одного окна», оформляются на бумажном носителе и выдаются:

· Физическому лицу - при наличии документа, удостоверяющего личность, либо представителю заявителя при наличии доверенности.

· Представителю юридического лица - при наличии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица.

При выдаче конечного документа либо мотивированного отказа сотрудники службы «одного окна» обязаны:

· Выдать надлежаще оформленные бухгалтерские и иные финансовые документы, необходимые для оплаты за подготовку конечного документа.

· Ввести информацию о выдаче документа или отказа в электронную базу документооборота.

· При отсутствии ведения электронной базы документооборота, информация о выдаче вносится в бумажный журнал.

Хранение документов:

Невостребованный конечный документ хранится в течение установленного срока его действия, но не более одного года с даты его поступления, затем передается в установленном порядке в архив. По истечении срока хранения невостребованного конечного документа, указанный документ считается недействительным и подлежит уничтожению.

Переход органов исполнительной власти Иркутска на осуществление своей деятельности в режиме «одного окна» призван исключить возможность необоснованного привлечения граждан, предприятий и организаций к оформлению или согласованию документов, выдаваемых органами исполнительной власти.

Решение этих вопросов в рамках четко установленных сроков, обязательных для осуществления указанных действий, должно обеспечиваться органами исполнительной власти города Иркутска. С этой целью необходимы действия по осуществлению совершенствования функционирования системы городского управления отраслями городского хозяйства при взаимодействии с населением, предприятиями и организациями, в том числе перепроектирование административных процессов.

Эффективная реализация режима «одного окна» невозможна без использования информационно-коммуникационных технологий в деятельности органов исполнительной власти Иркутска, а также формирования информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения их деятельности в режиме «одного окна», которые способны обеспечить оперативность процессов рассмотрения запросов, подготовки, согласования и выдачи необходимых документов. Эффективность координации и мониторинга работы органов исполнительной власти в режиме «одного окна» также должна осуществляться с помощью ИКТ.

3.2 Информатизации муниципальных органов власти при работе в режиме «одного окна»

Основные цели, задачи и направления информатизации органов исполнительной власти:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10