Двусторонняя связь

Отношения со средствами массовой информации по сути своей являются двусторонними. Они являются связующим звеном между организацией и прессой, радио и телевидени-ем. С одной стороны, организация предоставляет информа-цию и по просьбе средств массовой информации материаль-ную базу, с другой стороны, она также предпринимает шаги для выпуска комментариев и информационных сообщений. Взаимное доверие и уважение между организацией и сред-ствами массовой информации являются необходимым зало-гом хороших отношений.

Даже в век радио и телевидения общественное мнение в основном формируется под воздействием того, что люди чи-тают в центральной, местной и отраслевой печати. Необхо-димо с уважением относиться к честному имени и традици-онной свободе печати, свободе, которая в значительной сте-пени определяет значимость прессы. Но все это не мешает прибегать к сотрудничеству с прессой в рамках решения за-дач связи с общественностью.

Свои отношения со средствами массовой информации луч-ше всего постоянно строить на доверительных началах. Следует сообщать прессе как можно больше, даже сведения копфиденциального характера, а затем оговаривать, какие моменты нельзя публиковать и почему.

Целесообразно культивировать взвешенное отношение к комментариям в прессе. Популярные издания обычно пред-почитают сенсационные сообщения сообщениям о заплани-рованных событиях, какое бы значение последние ни имели для процветания страны, области или района. Однако можно найти много способов обратить на себя внимание печати, если разобраться в потребностях газет и других периодических изданий.

Все газеты готовы помещать чисто информационные ма-териалы, даже если они по-разному к ним относятся из-за различий в редакционной политике и читательских привя-занностях. Пресса всегда приветствует любую статью или за-метку, содержащую элемент новости, лишь бы этот материал был достоверным и своевременным.

Сегодня, однако, печать в основном публикует статьи и очерки, которые дают фоновую информацию к новостям, или же статьи и очерки на злобу дня или общего характера. Здесь и открываются широкие возможности сотрудниче-ства с журналистами в выдвижении на передний план како-го-нибудь конкретного интереса. Им нужен постоянный при-ток идей и тем, на которых они могли бы построить свои жур-налистские произведения, и, как правило, они бывают только рады получить какое-нибудь конструктивное предложение. Может показаться, что такая ситуация открывает воз-можность для оказания давления на печать, даже для подку-па, но на самом деле случаи факты коррупции редки, ведь необду-манный подход зачастую может погубить все дело.

Постепенно между представителями прессы и специали-стами по ПР складываются отношения, основанные на про-фессиональной этике. Пресса начинает осознавать значение контактов с организациями: используя эти контакты, можно быстро получить достоверную информацию. Компетентные специалисты в области ПР, в свою очередь, высоко оцени-вают роль представителей прессы в предоставлении обще-ственности взвешенной информации и понимают проблемы, связанные с целесообразностью тех или иных публикаций и ограниченностью места на страницах печати. Еще одна важная деталь заключается в том, что пресса признает роль спе-циалистов по ПР в разъяснении руководителям компаний и предприятий, насколько важно быть честным и открытым.

Ответственный за связь с прессой

Считается, что ответственные за связь с прессой часто затрудняют написание статей и информации и что практика заявлений для печати отрицательно сказывается на жур-налистском мастерстве. Обязанность ответственного за связь с прессой состоит в том, чтобы оказывать прессе содействие, и если он создает прессе преграды, значит, он не справляется со своей работой. На каждого ответственного за связь с прес-сой, который мешает прессе работать, приходятся сотни та-ких, которые готовы днем и ночью оказать прессе неоцени-мые услуги. Заявления для печати -- полезная форма пре-доставления информации прессе. Однако журналисты не должны использовать их текст дословно; если они так по-ступают, они сами виноваты.

Пресс-центр -- это не руководящий орган, он существует для оказания содействия прессе. Размеры и структура его должны зависеть от объема возможных потребностей в его услугах, но он должен быть достаточно большим, чтобы легко справляться с обычной текучкой и быть в состоянии спра-виться с критическими ситуациями, которые время от вре-мени могут возникать. Необходимо предусмотреть возмож-ность ответа на запросы центральных газет, поступающие в ночное время. Надо учитывать два необходимых ус-ловиях в отношениях с прессой: скорость и точность. Если репортер задает вопрос по теле-фону, значит, он хочет получить ответ на него как можно ско-рее. Если такой возможности нет, надо ему так и сказать, и желательно указать другой источник информации. Если ре-дактор просит фотографии, надо сообщить, имеются ли они в наличии, или когда он их сможет получить. Каковы бы ни были правила предоставления информации или фотографий, соблюдаться они должны пунктуально. Если представите-лям печати приходится по нескольку раз звонить и спраши-вать об обещанной информации, это действует им на нервы.

Само собой разумеется, информация должна быть точной, тем не менее желательно заблаговременно предусмотреть возможные причины неточностей, чтобы избежать ошибок. Продиктованные по телефону имена и цифры могут быть не-правильно расслышаны, и надо обратить на это особое вни-мание, чтобы обеспечить четкость их передачи. Некоторые репортеры все равно могут неправильно понять цифры, не-смотря на все усилия, но надо сделать все возможное, чтобы свести эту вероятность к минимуму.

Два очень важных фактора в отношениях с прессой -- это выбор подходящего момента и нужной аудитории: подобрать удачный психологический момент для опубликования сооб-щения и постараться, чтобы оно дошло до нужного читателя. Связь с прессой -- дело ответственное. В больших органи-зациях нежелательно, чтобы ответственный за связь с прессой совмещал свои обязанности с какой-нибудь другой рабо-той.

С существующей практикой подбора ответственных за связь с прессой из числа журналистов согласны далеко не все. Как минимум, один редактор центральной газеты пу-блично выразил свое нежелание видеть бывших коллег на этом посту. С его точки зрения, обязанность ответственного за связь с прессой -- поставлять новости, а журналиста -- писать материалы. Он отверг практику передачи уже го-товых к публикации статей, поскольку, по его мнению, это является вмешательством в деятельность специалиста, ко-торый должен собрать как можно больше фактов и сам про-комментировать их.

Ответственный за связь с прессой нужен прежде всего для того, чтобы своевременно уделять внимание нуждам прессы. Если же он настолько занят, что до него трудно бывает доз-вониться, то зачем он вообще нужен? Слишком часто бывает легче переговорить с директором, чем дозвониться до ответ-ственного за связь с прессой! Такие ситуации возникают, как правило, когда за связь с прессой отвечает сам начальник от-дела ПР.

Некоторые ответственные за связь с прессой прекрасно себя чувствуют, будучи в полной уверенности, что они ока-зывают прессе превосходные услуги. Может быть, они и пра-вы, но чаще всего они ошибаются. Лучше всего спросить са-мих представителей прессы, довольны ли они услугами, ко-торые им оказываются, или у них есть какие-нибудь пред-ложения. Ответы на такой запрос могли бы многое прояс-нить.

Для того, чтобы наладить удовлетворительное сотрудни-чество с журналистами, необходимо понять, как они работа-ют, каков их образ мыслей. Ответственному за связь с прес-сой не обязательно самому иметь личный опыт журналист-ской работы, однако если у него его нет, ему следует посетить одну-две газетных редакции и ознакомиться с условиями работы там. Необходимо ежедневно читать как можно больше различных газет, полезно также пробовать писать статьи и очерки для приобретения определенного опыта. важно поддерживать регулярные контакты с журналистами, высылая им бэкграунды, а не только обращаться, когда возникнет какая-нибудь сенсация. Нелишним будет напомнить, что постоянное поддержание дружествен-ных отношений со средствами массовой информации принесет хорошие дивиденды.

Необходимо также, чтобы ответственный за связь с прессой полностью понимал задачи и цели корпорации или организации, которую он представляет, чтобы он мог составить и выполнять план выпуска заявлений для печати и очерков, а это, в свою очередь, будет способствовать успешному вы-полнению данным учреждением всей программы ПР.

Если в силу своей специфики организация может быть ка-ким-то образом причастна к обстоятельствам катастроф или чрезвычайных ситуаций, то необходимо разработать про-цедуру действий в таких обстоятельствах. Пресса должна знать имя человека, который при этом будет официально представлять организацию, каналы связи с ним. В слу-чае чрезвычайного происшествия информация в кратчай-шие сроки и в наиболее полном виде должна быть пре-доставлена журналистам, поскольку они являются непосред-ственным связующим звеном с общественностью.

Основы хороших отношений с прессой

Назовем несколько основных принципиальных способов достижения хороших отношений с прессой.

(a).Предоставление услуг медиа. Учитывая информацию, приведенную выше, PR-специалист должен тесно взаимодействовать с медиа. Созданные отношения должны быть двухсторонними.

(b).Формирование своей репутации как достоверного источника. Присылаемый материал должна быть точным, направляться туда и тогда, когда он нужен. В этом случае журналисты будут считать этот источник надежным, а отношения будут двусторонними и прочными.

(c).Обеспечение качественными образцами. Например, хорошими, интересными, воспроизводимыми фотографиями, имеющими соответствующий сопроводительный материал. Кроме того, с появлением компьютерного прямого ввода новостные релизы могут быть набраны отправителем, в результате чего особой необходимости для перепечатывания присланного материала или его исправлений нет.

(d).Взаимодействие в обеспечении материалом. Например, организация интервью для представителей прессы с известными личностями, когда это требуется.

(e).Обеспечение возможности для проверки материала. Например, предоставление журналистам возможности увидеть описываемые процессы своими глазами.

(f).Формирование и упрочение личных взаимоотношений с представителями медиа. Отношения должны основываться на доверии и взаимном профессиональном уважении.

Встречи с прессой

Существует три основных вида встреч с представителями СМИ

(a).Пресс-конференция. Это встреча с журналистами, которые пришли, чтобы получить информацию в ходе ее обсуждения. Такая пресс-конференция может организовываться очень оперативно и проводиться как в помещении компании, так и в арендованном помещении. В этом случае угощение гостей бывает минимальным. Пресс-конференции часто проводятся в аэропортах при прибытии из-за границы интересной важной персоны. Обычно для этих целей используются помещения пресс-центра аэропорта, конечно, для этого необходимы контакты с PR-сотрудником аэропорта.

(b).Прием представителей прессы. Представители прессы собираются скорее на мероприятия социального характера, с организацией бара, буфета или ланча, а также программы общения, демонстраций (возможно, и аудиовизуального характера). Для организации подобного мероприятия могут потребоваться недели, а то и месяцы.

(c).Посещение предприятий или иных структур организации. Журналист или группа представителей прессы приглашается, например, посетить фабрику, на официальное открытие или демонстрацию работы оборудования. Такое мероприятие может потребовать организацию доставки участников, их угощения и, возможно, ночлега. Подобные мероприятия могут проводиться и за границей, например, на винодельческих предприятиях или с посещением мест отдыха, обслуживаемых туристической компанией.

Хотя пресс-конференция - более простое мероприятие, чем два предыдущих, но все они должны иметь ценности с точки зрения новостей, и в этом отношении важна хорошая организация.

Организация встреч с прессой.

Плохая организация приема представителей прессы недопустима, поскольку хорошие отношения с прессой будут нарушены. PR-специалист не может этого допустить. Чтобы никаких казусов не произошло, при подготовке необходимо (и обычно этого достаточно) соблюдать определенную последовательность действий.

(a).Планировать прием заранее, выбрав дату и время, которые наилучшим образом подходят для публикации материала Присутствующими на приеме журналистами. Хорошим правилом для времени и даты освещения в ежедневных газетах, еженедельных и ежемесячных журналах является «начало дня, начало недели, начало месяца». Однако это характерно для таких центров прессы, как Лондон, а для регионов или для других государств более подходящим может быть другое время суток, часто более позднее.

(b).Выбрать подходящее помещение, учитывая при этом наличие общественного транспорта, возможности парковки автомобилей.

(c).Указать на пригласительном билете время проведения мероприятия.

(d).Разослать приглашение выбранным гостям заранее, по крайней мере, за две недели, и указать, каким образом они могут подтвердить свое согласие. Это могут быть карточки возврата, номера факса или электронного адреса; все это позволит организаторам знать, сколько, вероятно, гостей будет участвовать в мероприятии. Также следует предусмотреть варианты отказа от участия или случаи, когда от приглашенных не будет получено никаких ответов.

Представители радио или телевидения обычно приглашаются на другой день или в другое время.

(e).Удостовериться, что угощение для гостей качественное. Причем еда более важна, чем напитки.

(f).Подготовить заранее все необходимое для выступающих (видеомагнитофоны, телевизоры, видеофильмы, проекторы, экраны, экспонаты, образцы, фотографии и т.д.).

(g).Обеспечить необходимой информацией, однако не следует перегружать приглашенных слишком большими ее объемами, содержащими к тому же много бесполезных для них материалов.

Часто организаторы совершают ошибку, вкладывая в так называемый раздаточный материал портреты председателей совета директоров, внутрифирменные издания, прайс-листы и рекламные букеты. Журналисты обычно скептически относятся к таким материалам, называя их «мусором», часто «забывая» в зале или в такси, возвращаясь в офис, а еще чаще выбрасывают в мусорные корзины. То, что им нужно - так это материал, который они могут положить себе в карман. Фотографии можно разместить на стенде, заинтересовавшиеся сами попросят их.

(h).Идентифицировать гостей можно, используя именные значки и карточки, что значительно облегчает им общение друг с другом. Но следует иметь в виду, что необходимо отличать персонал от гостей.

(i).Строго соблюдать указанное в программе расписание мероприятия, так как журналисты - люди занятые. В таких крупных городах, как Лондон, одновременно могут проводиться несколько приемов для прессы; и журналисты стремятся посетить каждый из них. В других случаях они могут выбрать те мероприятия, на которых они рассчитывают получить наиболее подходящий для себя материал. Редакторы национальных ежедневных газет, как правило, принимают все приглашения на подобные мероприятия, но решают, какое из них действительно посетить, обычно в последний момент.

(j).Иметь достаточное число сотрудников для общения с гостями, но число таких сотрудников не должно превышать число приглашенных.

(k).He следует приглашать на одно мероприятие с журналистами других гостей, например клиентов. Конечно, возможно, это искушение пригласить друзей по бизнесу на встречу с прессой, но в этом случае вы не сможете контролировать их ответы на вопросы представителей прессы.

V. Заключение

Развитие Связей с общественностью с одной стороны, и журналистики- с другой, являются основными предпосылками возникновения Media Relations . Именно эта сфера деятельности оказалась своеобразным мостиком между этими социальными институтами общества. Общепризнано, что сегодня без Media Relations как составляющей PR невозможно заниматься политикой, государственным управлением, вести любой бизнес. Реализация проекта, всякой идеи начинается с информирования общественности.

Рассматривая журналистику в широком историческом, общественно-политическом, культурном контексте, мы видим ее огромные возможности влиять на большие общности людей и формировать массовое сознание.

Список литературы:

1. Паблик Рилейшнз. перевод с англ. Под ред. Еремина Б.Л.

2. Медиарилейшнз. Что это такое? Коханова Л.А. «Рип Холдинг» М- 2006

3. Теория и практика связей с общественностью. Кочеткова А.В., Филиппов В.Н. Питер 2007

4. “Паблик рилейшнс -- что это такое?” С. Блэк

5. Internet

Страницы: 1, 2