1.4.5 Презентация

Один из классиков пиар Энтони Джей сказал: «Презентация -- это упражнение в убеждении». Казалось бы, чего проще -- просто представить в выгодном свете то, о чем вы знаете лучше всех. Просто -- все что угодно, но не это. Но зато мало какой другой вид мероприятия для СМИ бывает настолько ярок, эффективен и гибок. Презентация может быть составной частью любых больших массовых мероприятий, равно как и объединяться с другими видами специальных мероприятий (выставкой, ярмаркой, поездкой и др.).

Одно время такой вид мероприятия именно для СМИ, как презентация, был незаслуженно забыт, в том числе и некоммерческими организациями. Это отчасти связано с тем, что он стал излюбленным средством коммерческого пиара, иногда чистой рекламы. И после своего возрождения презентация сохранила приобретенные коммерческие черты. Например, агрессивно-пропагандистский характер подачи материала, иногда неоправданные акценты на «проповеднических» выступлениях или богатом фуршете, как это принято в мире больших денег. От этого лучше отстраниться не только потому, что третий сектор -- некоммерческий, но и потому, что это, по большей части, не соответствует презентации как виду мероприятия для СМИ.

Чаще всего НКО проводят презентации своих проектов. Но это далеко не единственный предмет для презентации. Представлять можно не сам проект, а его результат или проблему, которую НКО собирается решить или обсудить. Можно презентовать даже идею, например, проблему экологии дворовых территорий вашего города или идею толерантного отношения к людям с ограниченными физическими возможностями.

Искусство презентации требует от организаторов незаурядных творческих способностей и готовности обеспечить «сложную организацию» мероприятия.

Верно построенная презентация -- очень эффективное мероприятие для журналистов потому, что позволяет захватить максимальное количество типов СМИ. Здесь может быть представлен и подробный материал для аналитической прессы, и сформирована «новость" для информационщиков, и дана «картинка» для телевидения, и предоставлена возможность «живых» интервью для радийщиков. Более того, адресуя презентацию именно журналистам, вы можете достаточно эффективно поработать и с побочными целевыми аудиториями -- с представителями общественных организаций, власти, бизнеса, с нынешними и потенциальными грантодателями и т.д.

Помните, в школе нас всех учили писать сочинения по очень простой схеме: введение, основная часть и заключение? Эта незатейливая логическая структура в полной мере подходит и для презентации. Введение -- это экспозиция, максимально информативная и использующая разные формы воздействия (визуальные, вербальные, событийные). Основная часть -- это активизация «механизма запоминания», который в идеале должен заставить вашу аудиторию совершить какое-то действие, и кульминация. Заключение -- режим свободного общения, возможен фуршет или культурная программа.

В качестве экспозиции журналистам можно представить мини-выставку, видео, подготовить разные виды печатных материалов, пригласить выступить артистов. При этом не забывайте, что все составляющие экспозицию элементы должны быть соединены одним посланием, то есть повторять всю ту же идею, информацию, которую вы заложили в презентацию, только в разных формах. Если вы проводите презентацию нового центра помощи пожилым людям, а на сцене, просто чтобы занять время сбора, поет детский хор, это нецелесообразно потраченное время. Пригласите выступить самих пожилых или обоснуйте появление детей (допустим, с их помощью будут регулярно устраиваться концерты в новом центре для людей «третьего возраста"). Таким образом, вы не только сосредотачиваете внимание аудитории, занимаете публику, но и доносите до нее новую информацию: в центре пожилые будут иметь возможность заниматься в клубах по интересам или же в нем будут проводиться концерты.

Первые 10-15 минут, пока аудитория собирается и осматривается, всегда уходят на адаптацию, поэтому интенсивность информационного потока лучше нагнетать в геометрической прогрессии. Самый «полезный» период для передачи послания напрямую -- через 20-25 минут после начала презентации, когда СМИ будут уже «подготовлены» и «направлены». Это и есть «основная часть». Именно на это время лучше запланировать программные выступления или действия -- последнее предпочтительнее. Действительно, мы слишком часто увлекаемся вербальными методами передачи информации, хотя гораздо эффективнее бывает именно действие. Есть такое золотое высказывание, которое стоит иметь в виду любому специалисту в области коммуникаций: «Услышал - и забыл. Увидел - и запомнил. Сделал -- и понял». Если вы продемонстрируете что-то журналистам, а еще лучше попросите их присоединиться к какому-то действию, пусть даже символическому, эффективность передачи информации повысится в несколько раз. Например, кульминацией презентации идеи толерантного отношения к тем, кого общество считает «чужими», «иными» (т.е. толерантности как таковой), может стать символическое срывание ярлыков или же разрушение стены непонимания. Послание, содержащееся в этом действии, будет тем самым, которое вы транслировали в разных формах в течение всей презентации: перестаньте навешивать ярлыки на людей, которые просто чем-то отличаются от вас (беженцы, инвалиды, бездомные). Только оно "выстрелит", прозвучит сильнее, ярче, тем более, если сами журналисты будут срывать ярлыки или ломать символическую стену. Эта акция может сопровождаться короткими выступлениями самих объектов нетолерантного отношения. И это не просто создание эффектного действия, а очень прагматическая организация мероприятия для СМИ. Во-первых, вы создаете «картинку» для телевидения, которое будет снимать не только говорящие головы. Во-вторых, вы представите журналистам возможных экспертов по проблеме -- ваших «героев», у которых они смогут взять интервью или комментарии. В-третьих, вы, таким образом, обращаетесь к представителям СМИ не только как к профессионалам, но и как к гражданам, членам общества, «задеваете» их личные чувства.

После кульминации коэффициент воспринимаемости информации будет быстро снижаться. По прошествии 40 минут презентации можно переходить к «заключению» -- свободному общению, к фуршету или концерту. Главное, не забывайте, что и в свободном общении журналисты, прежде всего, преследуют профессиональные интересы. Если у вас нет возможности предусмотреть отдельное помещение, где они могут записать интервью, то лучше не врубать музыку в зале на полную громкость. И обязательно следите за общим настроением аудитории. Ваши сотрудники должны постараться поддерживать тот запал, который остается после кульминации, как можно дольше. Работайте в зале, постарайтесь помочь журналистам найти своего контактера, если им это необходимо, поинтересуйтесь о впечатлении, произведенном презентацией.

Основная трудность, которая может возникнуть при проведении мероприятия этого типа, - необходимость преодолеть ряд барьеров в общении с аудиторией. Во-первых, относительно тех идей, которые вы будете транслировать, у журналистов может быть свое мнение, и вряд ли они от него легко откажутся. Во-вторых, есть опасность начать разговор с аудиторией не с того места. Например, большей части пришедших окажется незнакомым само понятие толерантности, а весь ваш сценарий построен на том, что журналисты имеют о нем представление. В-третьих, те люди, которых вы пригласите выступить, по тем или иным причинам могут оказаться несовместимыми с аудиторией. И какие бы «правильные» мысли они ни транслировали, восприниматься информация будет плохо. Выход только один -- тщательная подготовка всей программы и изучение СМИ, которых вы собираетесь пригласить на презентацию и, в конечном счете, в чем-то убедить.

1.4.6 Выставка

Оговоримся, что здесь речь пойдет не об организации выставки как таковой, а об организации в ее рамках работы с журналистами или использовании выставки как элемента мероприятия для СМИ. Часто НКО, организующие выставку, забывают, что в лице журналистов они приглашают не просто зрителей, ищущих, как скоротать досуг или расширить кругозор, а профессионалов, которые придут, прежде всего, за информацией.

Работа с журналистами на выставке от демонстрации экспозиции должна, по сути, отличаться так же, как кинофестиваль от серии киносеансов. В первом случае это организованное мероприятие, которое, кроме показа фильмов и конкурса, фактически включает проведение пиар-кампании. Во втором -- просто кино.

Если вы хотите пригласить СМИ на выставку, она не должна быть «просто выставкой». Придется задуматься либо о специальном событии для прессы (открытие или закрытие, пресс-брифинг и т.п.), либо о подготовке и распространении необходимых информационных материалов для журналистов.

Открытие выставки может быть построено по принципу презентации, как чаще всего и бывает. Это оправданно и эффективно. При этом не забывайте об организации пространства для работы СМИ, особенно для съемок -- проверьте выставочный зал на предмет розеток, освещения и т.п. Что хорошо для фотографии, висящей на стене, не всегда подходит для фотографа, который должен правильно «нажать на кнопку».

Но даже если вы не рассчитываете на специальное мероприятие, которое привлечет внимание СМИ к выставке, просто позвать журналистов «зайти на огонек» недостаточно. Закладывая в своем проекте организацию выставки, постарайтесь выделить в бюджете статью на подготовку буклетов, афиш, пригласительных билетов и другой рекламно-информационной продукции. Выставка -- одно из тех мероприятий, которые необходимо иллюстрировать. Собственно, основное средство воздействия выставочного материала именно визуальное, что нужно постараться выгодно использовать. Рассылая журналистам информацию о выставке, вы, в идеале, должны убедить их посетить ее (а не только настрочить анонс в рубрику «Афиша»). Для этого они, в свою очередь, должны быть уверены в том, что камерам будет, что снять, а репортерам -- что написать. Краткий анонс с описанием того, чему посвящена выставка, может не сыграть. Отпечатанное типографским способом приглашение, фото из выставочного каталога, приложенные к пресс-релизам, повысят ваши шансы осветить мероприятие в СМИ.

Не исключайте такого случая, что журналисты придут на выставку сами, когда их специально никто ждать не будет. Нужно заранее договориться со смотрителями (если выставка проходит в специальных заведениях) о предоставлении желающим пресс-релизов и других информационных материалов, и всегда иметь эти материалы под рукой в своей организации. При возможности стоит договориться о том, чтобы в течение всех дней проведения выставки на ней дежурил ваш сотрудник, который работал бы со СМИ и другими посетителями. Представители некоммерческих организаций, ученые, госслужащие тоже могут оказаться для вас перспективными партнерами. Бывает и так, что поднятая событием «волна» докатывается до СМИ через несколько дней, недель или даже месяцев. Как правило, так случается, если выставка заинтересовала журналистов своей темой. Например, о посвященной Дню памяти жертв фашизма выставке правозащитной организации СМИ могут вспомнить ближе ко Дню Победы. Поэтому уделите особое внимание выставочному архиву: фото, видео, печатным материалам. Они могут неожиданно сыграть тогда, когда вы и о самой выставке уже не вспоминаете.

И, наконец, не обязательно устраивать именно выставку, если у вас есть выставочный материал. Качественно организовать выставочное пространство -- задача, не всегда посильная для некоммерческой организации. Только творческих идей мало -- нужен хотя бы один человек, знающий о дизайне не понаслышке. Поэтому не стремитесь непременно сделать все, как «настоящие художники». Можно ограничиться организацией мини-выставки или передвижной выставки и использовать ее в качестве элемента или фона любого другого пиар-мероприятия. Пока приглашенные собираются на вашу информационную встречу или фестиваль, журналисты могут с пользой провести минуты ожидания, рассматривая выставочную экспозицию.

Глава II. Работа некоммерческой организации с общественностью и средствами массовой информации

Во второй главе настоящей работы мы изучим взаимоотношения некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ, по следующим разделам: некоммерческое партнерство «Марафон»; работа некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ, спонсорами, представителями власти и участниками Сибирского международного марафона; методика и практика работы пресс-службы.

2.1 Некоммерческое партнерство «Марафон»

Некоммерческое партнерство «Марафон» (далее Партнерство) создано на основании решения Учредителей (Подбельского К. О. и Сандалкина А. Н.) 10 июня 1998 года.

Партнерство является юридическим лицом - некоммерческой организацией, учрежденной для содействия ее членам в осуществлении деятельности, направленной на достижение следующих целей:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8