поступлений на средние инвестиционные затраты по проекту.

Оценка инвестиционных проектов осуществляется системой рассмотренных

показателей с учётом инфляционных процессов и факторов неопределенности и

риска.

2.9 Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в

современных условиях

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска

оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое

информационное пространство первостепенное значение приобретает решение

многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при

помощи которого процессы документирования, организации документов и

документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

В рассматриваемой проблеме можно найти как исторически унаследованные

характеристики, так и новые, связанные с коренными техническими и социально-

экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании

нуждается исследование организации информационного взаимодействия

государственных и негосударственных структур федерального, «субъектного» и

других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая

разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию

концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за

собой различные отрицательные последствия, в частности отрыв от

международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность

сохраняемых информационных ресурсов.

Исследование состояния документационного обеспечения органов

управления РФ выявило:

• несовершенство действующей системы управления документацией и

информационными ресурсами в целом, являющееся результатом неопределенности

организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;

• несоответствие потребностям времени научно-методического управления

документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно

за пределы начала 90-х годов;

• отставание документоведческих разработок нормативного и

методического характера от темпов развития информационных технологий и

изменений носителей информации при отсутствии требований к техническому

оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения

документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»;

• несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и

архивного хранения и использования документации органов управления;

• недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления

документацией в органах управления.

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть закон о

документации Российской Федерации. Он позволит нормативно закрепить общие

принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в

том числе обязательность документирования деятельности всех организаций,

его формы и способы, электронное документирование, обмен информацией

удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер

ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей

нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы

электронного документооборота и электронного архива, но и определит

направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие

закона о документации является необходимой задачей ближайшего будущего.

Исключительно важна также разработка государственных правовых актов,

устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства,

документации и меры ответственности за их нарушение. Стандарт, предъявляя

требования к унификации элементов оформления документации, облегчает

создание типовых,

унифицированных и единых процессов как традиционного, так и

автоматизированного документирования, хранения и передачи информации.

Кроме того, важное значение имеют последующая разработка и ведение

(обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и

социальной информации, в том числе форм управленческой документации на

уровне ведомств, предприятий и организаций.

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе

документооборота с использованием современных информационных технологий,

что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят

некоординируемый характер. В связи с принятием Закона об информатизации (от

20.02.95 № 24-ФЗ), а также коренными изменениями социально-экономической

ситуации в стране необходимо обновить весь комплекс нормативного и

методического обеспечения организации работы с документированной

информацией на различных уровнях государственного, общественного и

экономического управления.

Возрастающее значение приобретают задачи организации упорядочения и

регламентации государственного и ведомственного хранения документации на

нетрадиционных носителях (электронные документы), и по-прежнему важной

остается задача сопряжения аппаратно-программной среды, редакторских

программных и других средств документирования и обработки информации.

Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом

самого пристального государственного внимания, так как они существенно

влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ.

Нерешенность вопросов электронного юридического атрибутирования

документов препятствует организации электронного документирования,

документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного

доступа.

Прежде чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных

документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового

характера по отношению к машиночитаемым документам.

Следующий шаг—стандартизация и унификация новых информационных

технологий.

Автоматизация ДОУ. С проблемой электронного документа тесно связана

проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое

количество автоматизированных систем управления документацией (АСУД),

характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными

средствами реализации. В этих разработках отсутствует унифицированная

терминология. Продукция фирм-производителей именуется как: «Система

автоматизации документооборота», «Компьютерная система автоматизации

делопроизводства и документооборота", «Система управления

делопроизводством" , "Распределённая система управления документами",

"Электронный архив" и т.п. Разнообразие в названиях систем говорит лишь о

том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в

качестве самостоятельного сегмента и в ряде случаев продукты АСУД

появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении

других, более сложных задач.

Тем не менее число АСУД растет достаточно быстро. Но в этом секторе

информационной индустрии не отлажена система мониторинга разработок,

появляющихся на рынке, нет четко функционирующей системы их лицензирования

и сертификации.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД. Рассмотрим основные

тенденции в разработках АСУД. Для создания полноценного продукта важен

системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о

комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в

организации.

Необходимо определить, специализированная это система или общего

назначения. То есть разработана она специально для ДОУ или же наряду с

другими назначениями может быть приспособлена для выполнения (или попутно

выполняет) задачи ДОУ.

Кроме того, важное значение для потребителя имеют стоимость системы и

масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует

учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. Можно

выделить следующие категории потребителей:

• сложные иерархические структуры (министерство, ведомство,

корпорация, банк и т. п.);

• территориальные органы управления (администрации городов, субъектов

Федерации, муниципалитетам т. п.);

• коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего

уровня.

Эта систематизация носит условный характер, но в целом поглощает

основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названных групп потребителей

существует целый ряд предложений.

Требования к системе управления документацией

Сформулируем требования к современной системе управления

документацией в организации.

Прежде всего АСУД должна выполнять все задачи документационного

обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их

регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и

справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах,

программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих

организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства,

государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование)

накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного

ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и

фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты

движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень

защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по

определенным компонентам (количество технических устройств и технологий,

количество документов, объем информации, количество пользователей) и уметь

адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Резюме

Организационная деятельность промышленных предприятий является

необходимым процессом, обеспечивающим функционирование всего предприятия в

соответствии с его целями и задачами. Управленческий учёт организационной

деятельности в качестве своей основной задачи ставит обеспечение

информацией служб, отделов и производственных подразделений, сформированной

и обработанной в соответствии с целевыми установками. Кроме того,

управленческий учёт готовит оценочную и контрольную информацию о

хозяйственной деятельности конкретных центров возникновения затрат,

ответственности и рентабельности.

Система организации управленческого учёта определяется организационной

и производственной структурой предприятия, построением внутреннего

экономического механизма хозяйствования. Особенности каждого предприятия

влияют на построение системы организации учёта. Между тем имеют место и

общие принципы: удовлетворение потребностей управленцев разных уровней

управления (нулевой, первый, последующие) в необходимой для принятия

решений информации; обоснованность по отношению к каждому структурному

подразделению состава и величины доходов и расходов; обобщение информации

по центрам возникновения затрат, ответственности и рентабельности; контроль

за объемом производства, собственными затратами и прибылью каждого

подразделения на основе исполнения планов и смет.

Контрольная и оценочная информация, используемая в управленческом

учёте организационной деятельности, формируется в несколько этапов:

первый — подготовительный — сбор исходных данных от источников

формирования первичных аналитических данных;

второй — вычислительный — различного рода процедуры обработки

информации, завершающиеся формированием аналитической информации;

третий — потребления — процедуры оценки и контроля за производственной

деятельностью структурных подразделений.

Основными критериями в построении моделей управленческого учёта служат

цели управления, система оценки и контроля за издержками, уровень

специализации подразделений и величина их затрат. Этим критериям отвечает

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15