Система OfficeMedia предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

Система OfficeMedia решает следующие задачи:

· координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

· быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;

· предоставление средств для деловой переписки;

· регистрация документов, циркулирующих в организации;

· возможность оперативной раздачи поручений;

· анализ и контроль исполнительской дисциплины;

· согласование, ознакомление, исполнение документов.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

· Делопроизводство;

· Внешние контакты;

· Управление и планирование;

· Учет материальных ценностей.

· Делопроизводство

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Состоит он из следующих баз данных:

· Регистрация документов (предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления);

· Библиотека документов (служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам/электронным папкам, контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.);

· Согласование (предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования);

· Ознакомление (предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления);

· Обращения граждан (предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц);

· Организационно-распорядительные документы (предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения).

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая в последнем случае автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia® ориентирована на:

· создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;

· повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

· сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;

· обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;

· создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации/холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы.

Система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности.

CompanyMedia® предназначена для решения следующих задач:

· документационного обеспечения управления;

· управления типовыми деловыми процессами;

· управления документацией;

· управления потоками работ и документов в рамках регламентированных и произвольных деловых процессов;

· доставки управленческой информации (коммуникации), выработки и принятия управленческих решений (коллективная работа), поддержки исполнения и контроля за принятыми решениями (координация).

13 Разработки компании «Интер-Траст» в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Company Media»

«ИнтерТраст» является производителем системы электронного документооборота CompanyMedia, которая создана в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

Преимущества организации электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:

- сотрудники пользуются едиными базами данных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;

- с помощью системы электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;

- руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;

- система вовремя сообщает о сроках исполнения документа/поручения, автоматически создавая документнапоминание.

14 Угрозы информационной безопасности и принципы, методы, технологии их предотвращения в электронном документообороте

Понятие «информационная безопасность» рассматривается в следующих значениях:

· состояние (качество) определённого объекта (в качестве объекта может выступать информация, данные, ресурсы автоматизированной системы, автоматизированная система, информационная система предприятия, общества, государства и т. п.);

· деятельность, направленная на обеспечение защищенного состояния объекта (в этом значении чаще используется термин «защита информации»).

Организационно-технические и режимные меры и методы

Для описания технологии защиты информации конкретной информационной системы обычно строится так называемая Политика информационной безопасности или Политика безопасности рассматриваемой информационной системы.

Политика безопасности (информации в организации) (англ. Organizational security policy)-- совокупность документированных правил, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области безопасности информации, которыми руководствуется организация в своей деятельности.

Политика безопасности информационно-телекоммуникационных технологий (англ. ІСТ security policy)-- правила, директивы, сложившаяся практика, которые определяют, как в пределах организации и её информационно-телекоммуникационных технологий управлять, защищать и распределять активы, в том числе критичную информацию.

Для построения Политики информационной безопасности рекомендуется отдельно рассматривать следующие направления защиты информационной системы:

· Защита объектов информационной системы;

· Защита процессов, процедур и программ обработки информации;

· Защита каналов связи;

· Подавление побочных электромагнитных излучений;

· Управление системой защиты.

При этом, по каждому из перечисленных выше направлений Политика информационной безопасности должна описывать следующие этапы создания средств защиты информации:

· Определение информационных и технических ресурсов, подлежащих защите;

· Выявление полного множества потенциально возможных угроз и каналов утечки информации;

· Проведение оценки уязвимости и рисков информации при имеющемся множестве угроз и каналов утечки;

· Определение требований к системе защиты;

· Осуществление выбора средств защиты информации и их характеристик;

· Внедрение и организация использования выбранных мер, способов и средств защиты;

· Осуществление контроля целостности и управление системой защиты.

Политика информационной безопасности оформляется в виде документированных требований на информационную систему. Документы обычно разделяют по уровням описания (детализации) процесса защиты.

Документы верхнего уровня Политики информационной безопасности отражают позицию организации к деятельности в области защиты информации, её стремление соответствовать государственным, международным требованиям и стандартам в этой области. Подобные документы могут называться «Концепция ИБ», «Регламент управления ИБ», «Политика ИБ», «Технический стандарт ИБ» и т. п. Область распространения документов верхнего уровня обычно не ограничивается, однако данные документы могут выпускаться и в двух редакциях -- для внешнего и внутреннего использования.

Согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799--2005, на верхнем уровне Политики информационной безопасности должны быть оформлены следующие документы: «Концепция обеспечения ИБ», «Правила допустимого использования ресурсов информационной системы», «План обеспечения непрерывности бизнеса».

К среднему уровню относят документы, касающиеся отдельных аспектов информационной безопасности. Это требования на создание и эксплуатацию средств защиты информации, огранизацию информационных и бизнес-процессов организации по конкретному направлению защиты информации. Например: Безопасности данных, Безопасности коммуникаций, Использования средств криптографической защиты, Контентная фильтрация и т. п. Подобные документы обычно издаются в виде внутренних технических и организационных политик (стандартов) организации. Все документы среднего уровня политики информационной безопасности конфиденциальны.

В политику информационной безопасности нижнего уровня входят регламенты работ, руководства по администрированию, инструкции по эксплуатации отдельных сервисов информационной безопасности.

Программно-технические способы и средства обеспечения информационной безопасности.

В литературе предлагается следующая классификация средств защиты информации.

Средства защиты от несанкционированного доступа (НСД):

· Средства авторизации;

· Мандатное управление доступом;

· Избирательное управление доступом;

· Управление доступом на основе ролей;

· Журналирование (так же называется Аудит).

· Системы анализа и моделирования информационных потоков (CASE-системы).

· Системы мониторинга сетей:

· Системы обнаружения и предотвращения вторжений (IDS/IPS).

· Анализаторы протоколов.

· Антивирусные средства.

· Межсетевые экраны.

· Криптографические средства:

· Шифрование;

· Цифровая подпись.

· Системы резервного копирования.

· Системы бесперебойного питания:

· Источники бесперебойного питания;

· Резервирование нагрузки;

· Генераторы напряжения.

· Системы аутентификации:

· Пароль;

· Сертификат;

· Биометрия.

· Средства предотвращения взлома корпусов и краж оборудования.

· Средства контроля доступа в помещения.

· Инструментальные средства анализа систем защиты:

· Мониторинговый программный продукт.

15 Электронный офис. Базовые информационные технологии, используемые при его создании

Электронный офис - система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании компьютерной техники.

Электронный офис представляет следующие возможности:

* Получить информацию о фирме, ее реквизиты, порядок работы и т.д.

* Получить информацию о реализуемой продукции, или об оказанных услугах (с любой степенью детализации);

* Получить действующий прайс-лист;

* Получить на факс-аппарат необходимые документы, проекты договоров, счет-фактуры или инструкции, а также отправить фирме голосовое сообщение или факсимильный документ;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25