|
. обучение сотрудников работе с документами, организации семинаров,
инструктажей.
Эффективность организации работы с документами в бухгалтерии определяется
рядом факторов:
. унификация и стандартизация;
. применение единых методов и способов документирования;
. внедрение единых норм, правил, регламентирующих организацию
документных работ.
Использование документов невозможно без их классификации, позволяющей
правильно формировать номенклатуру дел и последующее их использование в
оперативных, контрольных и аналитических целях.
Удобство доступа к информации во многом определяется особенностями ее
структурирования, т.е. к какому блоку отнести те или иные документы.
В настоящих условиях расширяется число пользователей учетной информацией,
особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает,
бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую отчетность организации в
важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях
деятельности организаций для оценки его финансового и имущественного
положения. Это требует установления действенного контроля за качеством
учетной информации, от степени достоверности которой будет зависеть
эффективность принимаемых управленческих решений.
5. Хранение бухгалтерских документов
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской
отчетности в Российской Федерации, утвержденному Министерством финансов РФ
от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Минфина РФ от 24.0З.2000г. № 31H),
на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности
документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.
Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам
приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например,
при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной
налоговой проверки или ревизии).
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты
подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком,
обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки
хранения бухгалтерских документов установлены "Перечнем типовых документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения",
утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15
августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой
службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года.
Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их
значимости:
. срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления
бухгалтерской и финансовой отчетности;
. 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты органи~аций с
объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и
утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные
книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки
системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги,
книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости
по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые
оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-
хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные
документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
. 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными
записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные
балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы
заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских
балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости,
протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению
сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий,
сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
. 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии
лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны
храниться тоже в течение 75 лет.
Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса.
При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением
и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в
государственные архивы.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной
политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с
указанием сроков их пользования) должны храниться организацией не менее 5
лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской
отчетности в последний раз.
Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с
номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном
подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных
подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела
должны помещаться документы, которые своей содержательной частью
соответствуют заголовку дела.
Документы, помещенные в дело, должны быть оформлены. в соответствии с
требованиями нормативных актов.
Принципы формирования дел бухгалтерского архива:
V первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского
учета;
V каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к
тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в
хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в
которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера
документов и количество листов;
V кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к
ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны
быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего
месяца переплетены.
В папке должно содержаться до 250 листов, толщиной не более 4 см.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела
отдельно; отдельно хранятся годовые планы и отчеты - от квартальных и
месячных; подлинники - отдельно от копий; в дело должно быть включено по
одному экземпляру каждого документа. При наличии в деле документов за
несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца. После
составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела
производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть
расположены в определенной последовательности, исходя из важности
документов и их взаимосвязи.
Сложились определенные правила группировки в дела по видам документов и их
хронологии. Первыми помещают дела с организационно-распорядительными
документами вышестоящих организаций, затем идут дела с организационно-
распорядительными документами самой организации (положения, приказы,
распоряжения, уставы, инструкции и т.д.) С приложениями к ним.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по
личному составу. Документы к приказам по основной деятельности группируются
и подшиваются отдельно. Приказы по личному составу группируются в дела в
соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся
основание для создания приказа по личному составу, подшиваются в личные
дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным
приказам.
Отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по
своему содержанию, независимо от времени их составления или даты получения.
Так, отчет за 2001 год, составленный в 2002 году, должен быть отнесен к
2001 году.
Лицевые счета работников организации по заработной плате группируются
в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
Протоколы - заседаний собраний акционеров организации группируются по
хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям,
помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в
хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-
запросом.
В дело подшиваются только те документы, которые предусмотрены в нем
номенклатурой. Если появились новые документы, не предусмотренные
номенклатурой, то заводится самостоятельное дело, название которого
записывается в номенклатуру под резервным номером. Для дел, содержащих
ценные документы, может составляться и по мере надобности постоянно
дополняться внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Внутренняя
опись может содержать следующие грифы: номера подшиваемых документов по
порядку, индексы документов, даты составления документов, заголовки
документов, количество листов в документах.
После того как будут определены все дела, заведенные в данном году,
проводится экспертиза их практической ценности. Под экспертизой понимается
работа по изучению документа с целью определения его дальнейшей судьбы.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов на
предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК),
назначаемые приказом руководителя предприятия.
В экспертную комиссию назначаются наиболее квалифицированные работники
основных структурных подразделений предприятия. Число членов комиссии не
должно быть менее трех. Председателем комиссии назначается один из
руководителей предприятия.
В своей деятельности экспертные комиссии руководствуются
законодательными актами, а также указаниями соответствующих архивов и
типовыми перечнями документальных материалов с указанием сроков их
хранения, номенклатурами дел и указаниями руководства предприятия.
При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности документов
отдельных категорий привлекаются специалисты и консультанты. Решения
экспертной комиссии утверждаются руководством предприятия.
Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению
материалов с истекшими сроками хранения проводятся сотрудниками
предприятия.
Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими
сроками хранения проводится экспертной комиссией путем полистного просмотра
каждого дела.
Не рекомендуется определять назначение документальных материалов только на
основании заголовка на обложке дела. Соответствие заголовка дела
действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно.
На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые
подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем
предприятия. Документы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним
контрольно-учетными карточками сдаются в упакованном виде в конторы по
заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие фабрики.
Предприятие не имеет права уничтожать какие-либо документы до тех пор, пока
не утверждена опись документальных материалов. Если предприятие в процессе
своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих
передаче в государственные архивы, то соответствующий архивный орган или
вышестоящая организация по своей инициативе или по просьбе предприятия
решает вопрос о предоставлении ему права самостоятельно уничтожать
документальные материалы, утратившие практическое значение, по истечении
срока хранения.
Дела, для которых ведомственными и типовыми перечнями предусмотрены
временные сроки хранения с отметкой ЭК, включаются в самостоятельные акты
(отметка ЭК означает обязательность просмотра документов экспертной
комиссией).
Дела этой категории в архив, как правило, не сдаются.
Дела, отобранные экспертной комиссией предприятия к постоянному
хранению, выделяют в отдельную группу точно так же, как и дела для
долговременного хранения (свыше 10 лет). Опись составляется на каждую такую
группу дел и отдельно - на дела, содержащие документацию по личному составу
долговременного хранения. Кроме того, отдельная опись составляется на
специальную документацию, например, рационализаторские предложения,
технические и технологические документы.
Описи на дела постоянного хранения предприятия могут составлять по двум
вариантам с учетом их структуры и принятой формы делопроизводства. На
предприятиях с небольшим числом подразделений, использующих
централизованную форму делопроизводства; целесообразно составлять сводную
опись на все дела постоянного хранения за определенный период времени.
Опись, которая составляется ежегодно и является частью единой сводной
описи, называется годовым разделом описи и состоит из заглавного листа,
начального листа, описательных статей и итоговой записи.
Если в опись вносятся подряд дела с одинаковым содержанием и одинаковыми
названиями, то заголовок первого из них указывается полностью, а вместо
остальных аналогичных заголовков в описи пишется слово "то же".
Описи принято вести до тех пор, пока документы не будут переданы в архив
или число единиц хранения, записанных в опись, не достигнет четырехзначной
цифры. Следующая опись имеет самостоятельную нумерацию.
Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, а
годовые разделы описей к тому же визируются руководителем предприятия и
подписываются председателем экспертной комиссии. Годовые разделы описей
материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Два
экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение. Один из этих
экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на предприятие.
Описи на документальные материалы долговременного хранения составляют в
двух экземплярах, которые остаются на предприятии.
Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную
документацию составляются за несколько лет с продолжающейся нумерацией дел.
При этом описи по личному составу заверяются инспектором по кадрам.
Все сокращения, принятые в описи, обязательно должны быть оговорены.
Сокращенные слова располагают в алфавитном порядке.
Описи документальных материалов постоянного и длительного хранения печатают
на пишущей машинке. Во всех случаях отпечатки должны быть четкими,
светоустойчивыми и несмазывающимися. Законченную опись вставляют в твердую
обложку и переплетают. Годовые разделы описи не подшивают и не переплетают,
а хранят для удобства пользования в папке с клапанами и завязками.
Для организации хранения, учета и практического использования законченных
делопроизводством документов на предприятии создается архив. Архив
предприятия принимает документы только после проведения экспертизы.
Законченные делопроизводством материалы остаются в течение года в
структурном подразделении для текущей справочной работы.
Прием архивом документальных материалов от других организаций оформляется
актом сдачи материалов. Все документы, накапливающиеся в процессе
деятельности предприятия или его структурных подразделений, составляют
документальный фонд предприятия, и, поэтому название предприятия
одновременно является названием документального фонда.
Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам
хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки,
устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет
проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом
руководителя предприятия создается специальная комиссия. С целью наиболее
полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются
каталоги документальных материалов. Каталог является справочником о всех
материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов
каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по
номенклатуре дел и др.
Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений,
протоколов и других документов, составляются указатели содержания
документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными,
хронологическими и именными.
Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в
архиве, для работы вне организации. Выдача документов из архива
производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях
место выданного документа занимает лист-заместитель, а место выданного дела
- карта-заместитель. В заместителях указывается когда, кому и на какой срок
выдан документ (или дело), название документа (дела), количество выданных
листов, расписка получателя.
На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные
справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составление архивом
и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие
сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются
по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими
сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими сведения по
какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в
хронологическом порядке событий.
Всем предприятиям и учреждениям справки выдаются только на основании
письменного запроса.
Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического
характера: о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании и т.п.
Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых
должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое
учреждение требуется архивная справка.
Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то
в ней указывается: "незавершенная копия", "неподписанный приказ" и т.п.
Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения,
выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются. Архивная
копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в
архиве. Такая копия заверяется.
Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста
документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная
выписка заверяется и является удостоверение того, что подлинник хранится в
данном архиве.
Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении
квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их
владельцам на основании письменных заявлений.
Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано
от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении
и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует заделать
металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в
помещении не должно быть. Освещение только электрическое.
Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует
устанавливать в архивном помещении.
Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а
между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации
создается комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В
состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций,
милиции, пожарного надзора жилищно-коммунальной организации и др.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается
руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган.
Отсутствующие документы должны быть восстановлены.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с
разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие
документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Изъятие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета,
документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной деятельности
организации и о предполагаемом совершении преступлении, производится с
участием понятых и, как правило, в присутствии законного представителя
организации.
Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем
бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия
документов составляется акт, в котором перечисляются изъятые документы, или
к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и
индивидуальных признаков документов.
Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации,
у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт
подписывается сотрудником органов, производящих изъятие документов,
понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие.
Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие,
под расписку.
В тех случаях, когда имеются достаточные основания полагать, что подлинники
документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может
производиться изъятие подлинных документов. При изъятии указанных
документов с них изготавливаются копии, которые передаются организации, у
которой они изымаются.
Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников
документов наступает в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации.
При отказе представителя организации, у которой произведено изъятие, от
подписи или заверения печатью копий изымаемых документов и получения копии
акта об изъятии документов (копий) об этом производится запись в акте
изъятия или составляется отдельный акт, удостоверяемый подписями
должностных лиц, производящих изъятие документов, и понятыми.
К сожалению, приходится констатировать, что бухгалтерские архивы в
организациях в большинстве случаев ведутся плохо.
Список литературы
Страницы: 1, 2, 3, 4
|
