Делопроизводство в бухгалтерии

Содержание

1. Бухгалтерские документы и их назначение.

2. Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов.

3. Классификация бухгалтерских документов.

4. Бухгалтерские документы и документооборот.

5. Хранение бухгалтерских документов.

Список литературы.

1. Бухгалтерские документы и их значение

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных

операций на счетах производится только на основании документации. Документ

- это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной

операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит,

прежде всего, от правильности и своевременности составления документов.

Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и

последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и

целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками

организаций при подписании документа, на основании которого совершается

определенная хозяйственная операция (прием и выдача материалов, выплата

денег из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя

ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной

операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную

ответственность за данное разрешение. Последующий контроль производится,

главным образом, в форме документальных ревизий, путем проверки в

бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторской проверке.

Документация как способ оформления хозяйственных операций документами

и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода

бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода

бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация.

Документы являются основанием для последующих записей операций в системе

счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности

организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной

деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных

работников. Основанием для отражения хозяйственных операций в системе

бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы. На

основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-

материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств,

устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение

имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при

аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в

процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу

доказательства.

В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной

деятельности совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и

документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется

также особенностями их в учетной работе.

Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных

операций все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам:

- по назначению,

- по порядку отражения операций,

- по способу охвата операций,

- по количеству учетных записей,

- по месту составления.

Ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96г. № 129-

ФЗ гласит: "Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны

оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется

бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они

составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной

учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих

альбомах, должны содержать обязательные реквизиты".

В повседневной работе организаций создаются документы по различным вопросам

производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности.

Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления,

телеграммы, справки и др.

Бухгалтерские документы группируются по следующим разделам учета:

. сельскохозяйственная продукция;

. труд и его оплата;

. основные средства и нематериальные активы;

. материалы;

. работы в капитальном строительстве;

. работы строительных машин и механизмов;

. работы в автомобильном транспорте;

. результаты инвентаризации;

. кассовые операции;

. торговые операции.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации

различными способами (по установленным формам) соответствующей информации,

т.е. создании документов.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и

машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана

изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для

других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов,

осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской

Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон "О бухгалтерском

учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).

Документы необходимы для, того, чтобы в течение определенного времени можно

было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых

различных целей.

Решение поставленной перед бухгалтерским учетом задачи по обеспечению

информацией внутренних и внешних пользователей и показателей деятельности

организаций в целях достоверной оценки их финансового и имущественного

положения привело к росту объема информации и, в свою очередь, повышению

требований к ее качеству. Это требует установления действенного контроля за

достоверность учетной информации как важнейшего источника для принятия

обоснованных управленческих решений. В этой связи исследование проблем

совершенствования документации и документооборота приобретает не только

научное, но и практическое значение. Так, в различных нормативных

документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и

бухгалтерской отчетности (утв. Приказом МФ РФ от 29 июля 1998г. № 34H), в

Положении по бухгалтерскому учету "Учетная политика организаций" (ПБУ 1/98)

(утв. Приказом МФ РФ от 9 декабря 1998г.), неоднократно называется и

подчеркивается важность рациональной организации документооборота и

необходимость его соблюдения.

Однако остаются открытыми вопросы составления и анализа документации и

документооборота с целью повышения эффективности этих процессов.

Острота проблемы подтверждается тем, что сегодня организация бухгалтерского

учета и контроля должна обеспечить достоверную информацию не только по

расходу бюджетных средств, но и по каждому виду доходов и расходов от

предпринимательской и иной деятельности. Полная и достоверная информация

должна быть сформирована о всех сторонах экономической и хозяйственной

деятельности как внутри организаций, так и в их взаимоотношениях с другими

хозяйственными организациями и с финансово-кредитной системой.

Практика убеждает, что перестройка бухгалтерского учета и отчетности

неотделима от упорядочения документации и документооборота.

Усиление роли первичных документов как основы бухгалтерского учета вытекает

из того, что около 90% необходимой для управления информации составляет

учет их деятельности - работа с документами.

Специфической особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного

наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени,

документальное по регистрации и обобщающее по измерению отражение

учитываемых объектов и процессов.

Происходящие качественные изменения документирования и

документационного обслуживания финансово-хозяйственной деятельности

организаций требуют совершенствования форм, методов и технологии работы с

документами.

2. Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов.

Документы состоят из отдельных элементов (показателей), которые называют

реквизитами (от лат. reguisitum - требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в

соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная

(юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением

конкретных фактов.

Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и

бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом

Министерства Финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа

Министерства финансов РФ от 24.0З.2000г. № 31H), первичные документы должны

содержать следующие обязательные реквизиты:

. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной

операции и правильность ее оформления;

. личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с

применением средств вычислительной техники).

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены

дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации,

эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс

предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и

дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция,

отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона,

отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению

организации.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов

документа называется его формуляром.

Формуляр для определенного вида документов называется типовым

(например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется

установленным набором реквизитов, расположенных в строгой

последовательности.

Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-

образец.

Все первичные документы должны быть составлены в момент совершения

хозяйственной операции, если это невозможно по каким-либо причинам -

непосредственно по окончании операции.,

Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в

валюте Российской Федерации - в рублях и на русском языке. Если документы

составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на

русском языке.

Записи в первичных документах могут производиться чернилами, пастой

шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и

автоматизации. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному

прочеркиванию.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и

машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготавливать за

свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других

участников хозяйственных операций, а также по требованию органов,

осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской

Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 п.7 ФЗ № 129-ФЗ "О бухгалтерском

учете"). Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления

хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных

учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской

отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с

учетной политикой.

Документы по финансовым, кредитным и денежным операциям должны иметь

подписи руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными

ими лицами.

Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом по

организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные

документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными

и не должны приниматься к исполнению (ст.7 п.3 ФЗ от 23 февраля 1996г. №

129-ФЗ "О бухгалтерском учете" в редакции от 23.07.98г. № 123-ФЗ).

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции,

а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании

Страницы: 1, 2, 3, 4