Рабочее место секретаря
Приемная офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый
и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо
организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь.
Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.
Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией
внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности.
От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее
интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы
у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.
Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что
особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической
оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты
информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому
вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих
руководителей.
Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом
руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными
ценными клиентами.
Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место для
размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для
документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы,
рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для
посетителей фирмы.
Большое значение имеет рациональная организация рабочего места
секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции
секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень
материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь,
технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.
Рациональный ее вариант предполагает размещение 1СТВ и предметов труда в
пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято
называть рабочими зонами.
Рабочая зона — пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной
или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь,
может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную (Приложение 1).
Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается
воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук,
согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона
занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются
наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется
основная работа.
Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается
воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки
человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются
средства труда, используемые реже. Взаимопере-крываемая при этом площадь
(для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину.
Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона
досягаемости.
В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная зона (до 750
мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до
1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от
1925 мм и выше).
Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего
места, - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и
сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать
следующие правила:
. на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
. каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку
беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени.
В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе
может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и
средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;
. канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует
хранить в ящике стола со специальными разделителями;
. все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать
слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими
левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
. документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне,
обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь
специальные лотки или отделения в ящике;
. документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась
наилучшая последовательность выполнения работы;
. движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и
экономными с позиций затрат времени и сил.
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной
организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом
требований и возможностей использования современной оргтехники, к его
оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой
эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности
в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного
секретарского обслуживания.
Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового
процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его
рабочее место должно быть образцом правильной
организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит
рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные
удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время
отвечать требованиям экономии площади помещения:
. рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом
руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы
легко можно было видеть всех входящих;
. в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся
секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
. мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой
секретарем, удобной для ее размещения.
Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это
утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги,
свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине,
чтения.
Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно
просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный
стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с
посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который
непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая
конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения
находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с
посетителями.
Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей
работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование,
настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На
правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные
принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить
в дело.
Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах
160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету
выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются
комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров
размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские
принадлежности, имеющие разное назначение.
Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для
персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное
размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера,
модема и др.
При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран
дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это
позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится на
экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.
А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест
с ПЭВМ.
. конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на
рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и
конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера
выполняемой работы.
. высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680
- 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности
стола должна составлять 725 мм.
.
. рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое
составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее
450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.
. конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную
рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения
статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для
предупреждения утомления.
. рабочий стул (кресло) должен быть поъемно-поворотным и регулируемый по
высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от
переднего края сиденья.
. поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна
быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым
покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.
. клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10
- 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол.
Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как
утверждают медики, поможет избежать болезни костей.
. для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим
специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять
основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-
вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать
хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши.
. центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а
расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 -
50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.
. по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.
. от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако
смотреть на экран монитора в полной темноте не
рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно
включить люстру, настольную лампу).
Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше располагать ближе к
естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду своих
обязанностей много работать с документами.
Кресло для работы секретаря должно по размерам соответствовать
рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках,
высоту которого можно регулировать. Это позволит секретарю быстро
переключаться от работы с техникой к работе с документами или с
посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря.
Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых
выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего
стола, придав каждому из них определенные функции (Приложение 2). Например,
выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих
документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и
завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.
Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим
образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола;
используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях
приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно
Страницы: 1, 2, 3
|