переговоры, и за своевременностью расчетов с органами связи. Контроль за

ведением переговоров, если они ведутся по телефонам подразделений,

возлагается на руководителей данных подразделений. Секретарь в соответствии

со своей должностной инструкцией может вести общий контроль и координацию

проводящихся переговоров и докладывать полученную информацию руководству

организации.

При необходимости срочной передачи документированной информации она

пересылается в виде телеграмм. Если телефонные переговоры могут вестись и с

аппаратов, установленных в подразделениях, то подача служебных телеграмм

осуществляется только через секретаря или при его непосредственном участии.

Контроль за соблюдением лимитов средств на телеграммы осуществляется в том

же порядке, что и по междугородным телефонным переговорам.

При наличии в организации абонентского телеграфа (телетайпа) телеграммы,

направляемые в адреса организаций, имеющих телетайпы, передаются в виде

телетайпограммы. Их текст оформляется в одном экземпляре на чистом листе

бумаги, печатается прописными буквами без знаков препинания. Текст

подписывается руководителем или уполномоченным на то должностным лицом и

после передачи текста адресату помещается секретарем в соответствующее дело

при наличии виз ответственных за его составление должностных лиц. Если

телетайпограмма с одинаковым текстом направляется нескольким абонентам, то

к ней прикладывается список этих абонентов. Допускается использование

телетайпов для прямых переговоров с организациями, имеющими абонентский

телеграф. Прямые переговоры допускаются только с ведома руководителя

организации, и их продолжительность по возможности должна быть ограничена

(не более 10 мин). Разрешение на ведение таких переговоров оформляется, на

специальном бланке, в котором указывается, с кем разрешено вести переговоры

и по какому вопросу.

По окончании переговоров лицо, их проводившее, записывает сведения о

переговорах в специальный журнал.

После заполнения журнала лицу, проводившему переговоры, выдается их

текст, записанный телетайпом. В дальнейшем запись текста переговоров

включается в соответствующее дело.

В ходе осуществления документационных операций секретарь изготовляет

копии документов и выдает их заинтересованным лицам. Делается это с

разрешения (по указанию) руководителя организации. При оформлении

документов, касающихся приема граждан на работу, учебу, при формировании

личных дел организация может изготавливать копии документов, выданных

другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов

(копии свидетельств о рождении, дипломов об окончании учебных заведений и

т.п.).

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на

документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда эта копия

выдана, а на самой копии делается отметка о том, что подлинник хранится в

данной организации.

Копия документа изготавливается машинописным способам или при помощи

средств копировально-множительной техники. При изготовлении копии

машинописным способом не на бланке организации, а на чистом листе бумаги

текст документа перепечатывается полностью, включая реквизиты бланка. На

первом листе копии в правом верхнем углу ставится отметка «Копия».

Машинописные копии и копии, полученные при помощи средств копировально-

множительной техники, но не воспроизводящие факсимильной подписи

подлинника, заверяются должностным лицом, удостоверяющим их полное

соответствие подлиннику.

Для заверения копии ниже реквизита «подпись» от левого поля документа

проставляются заверительная надпись «Верно»; наименование должности

заверившего копию, его

личная подпись и ее расшифровка; дата заверения и печать.

На секретаря возлагается хранение и проставление гербовой и простой

печатей организации. В инструкции по делопроизводству данной организации

оговариваются случаи проставления гербовой или простои печати. Так,

гербовая печать проставляется на личных подписях руководителей организации

в документах, удостоверяющих юридические или физические права лиц,

устанавливающих факты расходования денежных средств и материальных

ценностей, на уставах и т.п.

Печати хранятся в специальных сейфах, ключи от которых могут иметься

только у секретаря и должностных лиц, особо назначенных приказом

руководителя.

Секретарь хранит также бланки организации, используемые как документы

строгой отчетности. Бланки централизованно заказываются и изготовляются

подразделениями организации, имеющими необходимое для этого техническое

оснащение, или сторонними специализированными организациями. Бланки для

оформления служебных документов могут выдаваться и подразделениям, в

которых выделяются для этого ответственные лица. Секретарь должен вести

учет использования служебных бланков как по организации в целом, так и по

структурным подразделениям.

Бланки служебные следует хранить в несгораемых шкафах, ключи от которых

находятся у секретаря и передаются работникам организации, список которых

утверждает руководитель.

Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности

документов, возникающих в процессе деятельности организации. В этих целях

осуществляется составление номенклатур дел и последующее их формирование в

текущем делопроизводстве. Номенклатура дел — это систематизированный

перечень типовых вопросов, участков и направлений работ, которые ведутся

организацией и требуют обязательного документированного решения и

оформления. В этих работах могут дополнительно возникнуть, и новые

документируемые участки работы и связанные с этим дела, для которых следует

оставлять в номенклатурах резервные позиции.

Составление номенклатуры может вестись секретарем, который получает

предложения от структурных подразделений, или группой сотрудников,

образовываемой в соответствии с указаниями руководства. К составлению

номенклатуры могут привлекаться и сторонние специализированные организации.

При составлении номенклатуры рекомендуется использовать ранее имевшиеся

номенклатуры, положения об организации и ее структурных подразделениях,

общесоюзные и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения

документов, действующие нормативно-методические документы общесоюзных и

местных архивных учреждений. В номенклатуру следует включать все дела и

документы, образующиеся в деятельности организации, а также все справочные

картотеки к документам.

При составлении заголовков к делам следует избегать общих названий

(например «общая переписка», «справочный материал» и т.п.), у дел с

перепиской в заголовке обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.

При определении срока хранения дед учитываются требования действующих

нормативно-методических документов (перечней) . В необходимых случаях

делается отметка о том, что по истечении срока хранения дела для

определения целесообразности дальнейшего его хранения или уничтожения

следует проводить дополнительную экспертизу (пометка «ЭПК»).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается

итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), причем дела

постоянного и временного сроков хранения подсчитываются раздельно.

Номенклатура после составления согласовывается с местным архивным

учреждением и утверждается руководством организации. Утвержденная

номенклатура может действовать в течение ряда лет и подлежит

пересоставлению и переутверждению только в случае коренного изменения

функций и структуры организации. Если таких изменений не происходит, в

конце года номенклатура уточняется, дополняется и вводится в действие с 1

января следующего года.

Экземпляры номенклатур находятся у руководства, секретаря и (в

извлечениях) в структурных подразделениях организации.

Дела в организации следует формировать в строгом соответствии с

имеющейся номенклатурой. Секретарь контролирует формирование дел в

структурных подразделениях, при обнаружении недостатков информирует об этом

ответственных лиц в подразделении, а в случае непринятия ими мер по

исправлению выявленных недочетов докладывает об этом руководству

организации.

При формировании дел запрещается: объединять в них документы

постоянного и временного сроков хранения; включать документы, относящиеся к

разным вопросам, и с пометками «подлежит возврату «; включать несколько

экземпляров одного и того же документа, а также черновики и конверты. Из

дел изымаются металлические и пластмассовые булавки и скрепки. Дела с

документами постоянного срока хранения формируются отдельно от дел

временного хранения.

В дела группируются документы одного года (за исключением переходящих).

Годовые планы, сметы, отчеты группируются отдельно от проектов этих же

документов и остаются в делах того года, к которому относятся (так, отчеты

за 1990 г. составляются в 1991 г., но помещаются в дела за 1990 г.).

Материалы к протоколам заседаний коллегий (доклады, справки и т.д.)

формируются в дела отдельно от протоколов этих заседаний. Приказы по

основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их

исполнения, после проставления на них отметки «В дело №___».

Документы внутри дел располагаются следующим образом:

в хронологическом порядке, начиная с ранних по датам документов и кончая

более поздними (приказы, протоколы, постановления и т.д.); переписка

формируется в последовательности дат, причем документ-запрос помещается

перед документом-ответом;

в логической последовательности (личные дела). Такие комплексы начинаются

с инициативного документа, затем в хронологической последовательности

размещаются документы, поступающие по ходу ведения данного дела;

в алфавитном порядке. Так формируются дела с предложениями, заявлениями и

жалобами трудящихся.

При включении документов в дело необходимо проверить правильность их

оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело» и t.п.) и соответствие

содержания документа содержанию дела, в которое он направляется.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов (3 — 4 см толщиной).

Если дела включают большее количество листов, то они делятся на тома

(части) под одним и тем же заголовком, о чем делается запись в номенклатуре

дел. Приложения в зависимости от объемов оформляются в отдельные тома

(части) или присоединяются к тем документам, к которым они относятся.

Документы постоянного, срока хранения подшиваются и хранятся в твердых

папках (обложках). На обложке каждого дела проставляются полное и

сокращенное наименование организации; название структурного подразделения;

номер дела по номенклатуре; заголовок дела (в соответствии с

номенклатурой); даты заведения и окончания дела. После окончания дела на

обложке проставляются количество листов данного дела и срок его хранения с

указанием соответствующей статьи перечня. Номер дела проставляется и на его

корешке.

Дела постоянного срока хранения нумеруются простым графитным карандашом в

правом верхнем углу; если дело состоит из нескольких томов, каждый том

нумеруется отдельно. В конце дела помещается заверительная надпись, в

которой указывается количество пронумерованных листов, оговаривается

наличие пропущенных и литерных номеров, а также внутренней описи,

фотографий и других изобразительных материалов. В заверительной надписи

указываются дата ее составления, наименование должности составлявшего, его

личная подпись и ее расшифровка.

Формирование дел с документами временных сроков хранения может вестись

упрощенно. Разрешается оставлять документы в скоросшивателях, не нумеровать

листы и не делать в связи с этим заверительной надписи. На дела с временным

сроком хранения не составляется опись, их учет ведется по номенклатуре дел.

Хранение дел может осуществляться централизованно у секретаря или

децентрализовано — у секретаря и в структурных подразделениях в

Страницы: 1, 2, 3, 4