|
губернатору, а в его отсутствие - заместителю, на которого возложены
соответствующие обязанности. Рассмотренные губернатором документы,
возвращаются в сектор контроля, где вносятся в электронную регистрационно-
контрольную карточку документа поручения губернатора и сроки исполнения
его. Документы, резолюция на которых содержит контрольное поручение,
ставятся на «контроль» и на «особый контроль» - в случаях, когда поручение
содержит указание по подготовке проектов постановлений губернатора,
предложений, планов мероприятий по организации выполнения документов и
справок о состоянии обсуждаемого вопроса в области, информаций в
вышестоящие органы, заключений по проектам направляемых документов.1
Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений
губернатора по правительственным документам возлагается на заместителей
губернатора, управляющего делами, начальников департаментов, управлений и
отделов. Если в резолюции губернатора поручение по правительственному
документу дается сразу нескольким заместителям, то исполнение документа
координирует заместитель, указанный в поручении первым или тот, кому
поручен созыв или сбор.
Согласно резолюции губернатора сектор контроля направляет документ с
учетной и регистрационно-контрольной карточками в приемную заместителя
губернатора, в компетенции которого находятся решение вопросов,
поставленных в правительственном документе. Заместитель губернатора
рассматривает документ и определяет исполнителей, которые будут
обеспечивать сбор и подготовку необходимых документов, проектов справок о
результатах исполнения поручений. Контроль за сроками
исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Срок
реализации поручений, если он не определен в поручении, устанавливается в
один месяц. Поручения с пометкой «срочно» исполняются в 3-дневный срок, а
требующие дополнительного изучения - в течение 10 дней. Если в самом
правительственном документе определена дата или срок проведения
мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом этой
даты или мероприятия.
Помощник заместителя губернатора вносит необходимые указания в
регистрационно-контрольную карточку документа (кому поручается исполнение,
содержание действий, срок исполнения) и оставляет в своей картотеке, а
документ с учетной карточкой возвращает в сектор контроля для передачи его
исполнителю. Сектор контроля в свою очередь вносит соответствующие указания
по данному правительственному документу в общую электронную картотеку, а
затем передает документ исполнителю.
За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока
исполнения правительственного документа помощник заместителя губернатора
предупреждает устно или письменно исполнителя о приближении срока
исполнения. За 5 дней до истечения установленного срока исполнения
документа исполнитель представляет письменную информацию о ходе исполнения
документа.
В случае, если срок исполнения правительственного документа был
определен в течение месяца или более, то заместитель губернатора, как
исполнитель указаний губернатора по указам или поручениям Президента
Российской Федерации готовит промежуточную информацию о принятых мерах с
приложением к ней распорядительных документов губернатора, принятых во
исполнение поручений Главы государства в Главное контрольное управление
Президента России до истечения первой половины установленного срока. 1
Если поручение не может быть выполнено в установленные сроки,
исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную
просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не
позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока. Справка о
продлении сроков исполнения поручения, подписанная начальником структурного
подразделения, направляется на согласование заместителю губернатора,
установившему эти сроки. Согласованная справка передается через помощника в
сектор контроля, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-
контрольную карточку.
Если поручение выполнено в срок, то справки, информация о выполнении
поручения за подписью заместителя губернатора направляются в сектор
контроля, а затем вместе с оригиналом правительственного
документа передается губернатору для согласования или визы. Причем,
если поручение было дано нескольким исполнителям, то справка по исполнению
должна быть завизирована всеми соисполнителями или содержать ссылку на
согласование с ними ответа. Форма справки представлена в приложении 7.
Если губернатор соглашается с полученной справкой, то поручение по
исполнению правительственного документа считается исполненным, о чем
делается соответствующая запись в электронной регистрационно-контрольной
карточке в базе данных сектора контроля. Поручения по исполнению
правительственного документа, не требующие
непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по
факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены
на доработку или выпуск постановлений губернатора.
Если исполнение поручений по правительственному документу требует
выполнение мероприятий, указанных в документе - подготовке проекта
распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет проект
распорядительного документа губернатора или отчет о выполнении мероприятий
первому заместителю губернатора на согласование. После принятия
губернатором соответствующего распорядительного документа по решению
вопросов, поставленных в правительственном документе или отсылке отчета о
выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля.
Анализируя существующую систему контроля за исполнением
поручений губернатора по правительственным документам, можно отметить, что
:
2.2.2 Контроль за исполнением постановлений губернатора
В системе документооборота контролю за своевременным исполнением
документов губернатора области (постановлений) уделяется большое внимание.
Схема контроля за исполнением постановлений губернатора представлена на
рис. 2.2. Рассмотрим эту схему подробнее.
Распорядительные документы губернатора, в которых содержатся
контрольные вопросы, то есть конкретные по времени, исполнителям
и
форме поручения, передаются сектором документирования отдела
документационного обеспечения управления делами в сектор контроля. В
секторе контроля распорядительные документы регистрируются в базе данных
ПЭВМ и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.
|Сектор документирования | |Первые заместители |
|отдела документационного | |губернатора области |
|обеспечения управления | | |
|делами | |Организация исполнения |
| | |резолюций. |
| | |Контроль за сроками исполнения|
| | |исполнением (помощник) |
| | |Подведение итогов исполнения |
| | |документа. |
| | | |
|Сектор по работе с официальными| |Начальники структурных |
|документами отдела | |подразделений |
|документационного обеспечения | |1. Организация исполнения |
|управления делами (сектор | |поручений. |
|контроля) | | |
|1. Постановка на контроль, | | |
|доведение до | | |
|исполнителей. | | |
|2. Контроль за сроками | | |
|исполнения. | | |
|3. Сбор материала об | | |
|исполнении. | | |
| | |Ответственные работники |
| | |структурных подразделений |
| | |(исполнители) |
| | |Работа по исполнению |
| | |резолюций. |
| | |Оформление контрольного дела.|
| Контрольное управления | | |
|департамента государственной | | |
|службы и вопросов местного | | |
|самоуправления | | |
|Постановка на контроль. | | |
|Проверка полноты исполнения | | |
|документа. | | |
|Сбор материала об исполнении. | | |
|Подготовка проекта | | |
|постановления о снятии с | | |
|контроля. | | |
- прохождение документов на исполнение.
- прохождение документов после исполнения.
Рис. 2.2. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора
Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3.
На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки
указывается :
88. вид документа (постановление губернатора) ;
89. орган, издавший документ ;
90. номер документа ;
91. дата издания документа и его регистрационный номер ;
92. краткое содержание документа (чему посвящен документ) ;
93. ответственный исполнитель ;
94. номер пункта контролируемого документа ;
95. краткое содержание задания этого пункта ;
96. срок исполнения ;
97. отметка о снятии с контроля.
На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается
информация о ходе исполнения указанного пункта и заключение о выполнении
контролируемого документа в целом.
Документ с регистрационно-контрольной карточкой одновременно
направляется в приемную заместителя губернатора, на которого возлагается
контроль (о чем делается запись в тексте документа) и в контрольное
управление департамента государственной службы и вопросов местного
самоуправления (далее - контрольное управление).
Заместитель губернатора обязан принять меры для своевременного и
качественного исполнения документа, поэтому он определяет из числа
руководителей или работников курируемых подразделений, ответственного
исполнителя и определяет периодичность анализа и рассмотрения хода
реализации данного документа. Контроль за сроками исполнения указаний
заместителя губернатора осуществляет его помощник. Помощник оформляет
контрольное дело и вместе с документом и поручением заместителя губернатора
направляет его исполнителю, при этом регистрационно-контрольную карточку
оставляет в своей картотеке. Образец контрольного дела представлен в
приложении 4. Исполнитель, получивший контрольное дело в 10-дневный срок
разрабатывает план организационных мероприятий по выполнению документа и
представляет его на утверждение заместителю губернатора, который дал
поручение по контролю.
В плане предусматривается :
последовательность и способы решения поставленных в документе задач ;
сроки исполнения мероприятий ;
ответственные за исполнение этих мероприятий ;
график проверок фактического исполнения.1
Документ подлежит исполнению в указанные в тексте сроки. Если срок
исполнения в тексте не указан, то по согласованию с руководителем, на
которого возложен контроль, устанавливается примерный срок : квартал,
полгода, год - в зависимости от содержания поручения в документе. Если
документ (постановление) содержит ссылку на определенные мероприятия, то
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|
