Коммуникации в системе управления

Листай ниже!

1. ВВЕДЕНИЕ

1.1. Обоснование и актуальность выбранной темы

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха

деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем

менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого

организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто

эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть

искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу

«чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях

и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий

зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на

рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном

уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как Российских, так и зарубежных компаний показывает, что

эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического

настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки»

наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого -

плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие

инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут

привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге

даже банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются

те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу,

труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть

даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу

легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою

значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для

достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены

в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании,

внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально

вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и

политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники

будут помогать друг другу пережить трудности.

Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные менеджеры.

Но как добиться эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение

управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые

беспокоят современных российских руководителей.

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается

опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в

изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

1.2. Развитие коммуникаций в системе управления

Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций (как и

всего менеджмента) произошло не так давно (10 лет – это небольшой период),

то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к

изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских

предпринимателей.

В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-

командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше

управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства

к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не

обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли

продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход

к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь

приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых

обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения

подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения.

Естественно в обоих описанных мной ситуациях есть исключения. Так при

командно-административной системе были предприятия с налаженными

коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными

потоками, без обратной связи и т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где

организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены

коммуникации.

В данной работе характеризуются как плохие коммуникации

(для того, чтобы понимать, как не нужно руководить

предприятием), так и эффективные коммуникации, налаженные

потоки и обратные связи.

2. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ: «КОММУНИКАЦИИ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ»

2.1. Коммуникации - понятие, виды, их характеристика

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или

«разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и

информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Цели коммуникаций:

. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами

управления.

. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными

сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

. Регулирование и рационализация информационных потоков. Коммуникации

подразделяются на следующие виды:

межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

формальные или официальные. Данные Коммуникации определяются политикой,

правилами, должностными инструкциями определенной организации и

осуществляются по формальным каналам;

неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной

организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных

отношений между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям

за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и

повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем

совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на

другой;

горизонтальны между различными подразделениями, предназначающиеся для

координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на

высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для

менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут

ответственность;

нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций

непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят также на:

вербальные (словесные);

невербальные, призванные осуществить обмен информацией

без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и

т.д.

Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно

исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания

строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесть! и

выражения лица. которые сопровождают слова передающей стороны.

2.2. Коммуникационный процесс, понятие, основные элементы,

этапы, их характеристика

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или

более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации,

являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то

коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней

активную роль.

Коммуникационный процесс — это взаимодействие совокупности элементов.

Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1. Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и

передающее ее;

2. Сообщение - непосредственно информация;

3. Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания,

телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты,

электронная почта, компьютерные сети);

4. Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое

интерпретирует её.

Коммуникационный процесс обмена информацией включает взаимосвязанные

этапы:

1. Зарождение идеи или отбор информации;

2. Выбор канала передачи информации;

3. Передача сообщения;

4. Интерпретация сообщения.

Например, генеральный директор торговой фирмы решил обсудить с

менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового

обслуживания населения на совещании. В данном случае генеральный директор -

отправитель, у которого зародилась идея; информация о состоянии и улучшении

качества торговли - сообщения; совещание — это канал информации; получатели

— менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого

же совещания дают обратную связь генеральному директору.

При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо

учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из

этапов коммуникационного процесса.

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов

коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его

организационной структуры в соответствии с выбранной сферой

деятельности, принятой производственной программой и структурой

менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент

коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого

иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного

лица.

2.3. Информации в коммуникационном процессе

Информация - предмет труда в процессе управления; является средством

коммуникации между людьми.

Информация, используемая для коммуникационного управления,

подразделяется на:

базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи;

текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной

управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных,

бухгалтерских и других документах);

недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные

контакты, сплетни и т. д.)

По аспектам коммуникационного управления информация классифицируется

на экономическую, организационную, социальную, техническую. Развитие

информационных потребностей организаций существенно видоизменило

требования к информационному обеспечению коммуникационных процессов.

2.4. Межличностные и организационные коммуникации, понятие, преграды, их

характеристика.

Межличностные коммуникации - это коммуникации, протекающие между людьми.

Организационные коммуникации - это коммуникации, протекающие внутри

организации между ее сотрудниками.

Межличностные коммуникации могут быть как между сотрудниками одной фирмы,

так и между сотрудниками различных фирм, например, фирм-партнеров.

Организационные коммуникации затрагивают только одну конкретную фирму

и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между

сотрудниками данной фирмы.

В тоже время межличностные коммуникации включают в себя организационные

коммуникации.

Таким образов, преграды, возникающие при межличностных и организационных

коммуникациях, по своей сути практически ничем не отличаются друг от друга.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её

содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т.

е. Менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.

Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются

коммуникационными барьерами (преградами).

Различают коммуникационные барьеры макро — и микроуровня.

Страницы: 1, 2