Влияние унификации документов на систему делопроизводства
Размещено на http://www.allbest.ru/ Содержание делопроизводство документ унификация канцелярия Введение Глава 1. Влияние унификации документов на систему делопроизводства: общая характеристика 1.1 Система делопроизводства: сущностные особенности 1.2 Унификация документов: основные понятия Глава 2. Влияние унификации документов на систему делопроизводства в различные исторические периоды 2.1 Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.) 2.2 Коллежское делопроизводство (XVIII в.) 2.3 Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв. 2.4 Русские письмовники конца XVIII в.- начала XX века. Система образцовых текстов 2.5 Делопроизводство в советскую эпоху и современный период Заключение Список использованной литературы Введение Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда. В этой связи очень важной становится вопросы унификации документов. Опыт унификации насчитывает не одно столетие. Так уже при создании Генерального регламента 1720 года делались попытки из всего многообразия используемых в центральных и местных органов управления видов документов выделить ту часть, которая способствовала бы решению хозяйственных, экономических, политических, правовых и других задач управления. Например, в "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" общее количество переписки было сведено к минимуму, получили повсеместное распространение типизации и трафаретизации текстов. В последующие периоды развития государственности такие работы проводились как в широких масштабах, так и в пределах отдельных ведомств. Поиски наиболее оптимальных методов унификации особенно характерны для XX - начала XXI вв. Основные принципы унификации и стандартизации рассматриваются в работах В.А.Архипова, И.П.Маркова, А.Н. Соковой, Т.В.Кузнецовой, М.П. Илюшенко, Я.З.Лившица и др. Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключается в том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени, найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией документоведения и практикой ДОУ. Поэтому изучение опыта унификации документов в предшествующие годы и тщательный анализ современных проблем унификации документации представляется актуальным направлением исследования. Целью данной дипломной работы является рассмотрение в историческом аспекте влияния унификации документов на систему делопроизводства. Задачи исследования: · охарактеризовать систему делопроизводства · определить роль унификации документов в системе делопроизводства · изучить историю становления и развития системы делопроизводства в России · рассмотреть влияние унификации документов на систему делопроизводства в различные исторические периоды. Объектом исследования является система делопроизводства. Предмет исследования - унификация документов. В ходе работы над дипломным проектом нами были изучены и проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.И.Андреева, В.А.Кузнецова, М.П.Илюшенко, В.А. Кудряев и др. Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. Во введении обосновывается актуальность, также рассмотрены объект, предмет и задачи исследования. В первой главе работы рассматриваются теоретические проблемы унификации документов. Во второй главе исследования проблемы унификации документов рассматривается в историческом аспекте. В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после проведенного исследования. Список используемых источников включает статьи и работы ведущих специалистов документоведческой сферы деятельности. Глава 1. Влияние унификации документов на систему делопроизводства: общая характеристика 1.1 Система делопроизводство: сущностные особенности Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин "делопроизводство" в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно в речевой практике он появился несколько раньше). Этот термин образован от сочетания слов "производство дела". Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин "дело" обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина "делопроизводство". Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с документами. Термин "делопроизводство" в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину "документационное обеспечение управления", который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Согласно ГОСТу Р 51141-98, делопроизводство (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. По мнению некоторых специалистов-документоведов, термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как "программное обеспечение", "информационное обеспечение", "лингвистическое обеспечение" и т.п.. Делопроизводство (ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Согласно В.И. Андреевой, документационное обеспечение управления -деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В современном значении документационное обеспечение управления - самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций. Документационное обеспечение управления предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Этот процесс поддерживается информационной технологией - системой методов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств. Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческой документации, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. Государственная система документационногообеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых вее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обслуживания: · в министерствах и ведомствах - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив; · на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив; · в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации; в совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива; · в (органах местного самоуправления) и в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включается: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив; · в организациях, не умеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи: · совершенствование форм и методов работы с документами; · обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами; · сокращение документооборота, количества форм документов и документов; · разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции: · разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; · осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
|