b>Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника ООД УУМ МОБ РОВД информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из УУМ. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию ООД УУМ, то есть создание компьютеризированной системы управления ООД УУМ в целом, в которой подсистемы УПМ должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.Для быстрой и эффективной работы АИС в ООД УУМ необходимо, в первую очередь, наличие соответствующего технического обеспечения, отвечающего требованиям современных систем электронного делопроизводства. Такое техническое обеспечение в ООД УУМ практически полностью отсутствует, что значительно затрудняет внедрение АИС в ООД УУМ.Деятельность ООД УУМ будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей процессы приема, регистрации, разрешения и контроля поступающей информации о преступлениях. Создание и внедрение комплексной системы управления документооборотом ООД УУМ позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами.2.6 Анализ направлений совершенствования системы документооборота ООД УУМРациональная организация системы документооборота ООД УУМ требует решения, на наш взгляд, трех задач в соответствии с рисунком 31. Первой задачей является совершенствование существующих в ООД УУМ порядка документирования документов и организации работы с ними: разработка рациональных схем движения документов, оптимизация процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения и др. Именно в неэффективной организации документооборота ООД УУМ кроется несвоевременность принятия УУМ решений, отправки ответов заявителям, посылки запросов, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д. Вторая задача, решаемая при организации системы документооборота ООД УУМ - это разработка должностной инструкции для каждого работника ООД УУМ, определяющей порядок документирования документов и организации работы с ними в ООД УУМ, наличие которой, если она составлена качественно, гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном обеспечении деятельности ООД УУМ. Решение организационных задач подразумевает совокупность приказов и распоряжений начальника РОВД, определяющих порядок движения документов в ООД УУМ и организации работы с ними, создание должностных инструкций для УУМ, регламентирующих данный порядок движения документов в ООД УУМ. Третья задача, решаемая при организации системы документооборота ООД УУМ на современном этапе - это внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация. Повышение эффективности системы документооборота ООД УУМ может быть достигнуто за счет механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов деятельности УУМ. Компьютеризация операций составления и обработки документов в ООД УУМ является важным современным средством совершенствование документооборота ООД УУМ. Решение технических задач подразумевает разработку специализированного программного обеспечения ООД УУМ, оснащение ООД УУМ современной компьютерной техникой, объединенной в локальные вычислительные сети, обеспечение эффективной бесперебойной связи между УПМ.Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений. Таким образом, повышение качества работы ООД УУМ в современных условиях невозможно без комплексного решения организационных, кадровых, методических задач, применения перспективных средств вычислительной техники и программных продуктов, разработанных с использованием современных технологий. От этого зависит эффективность борьбы с различными видами преступности, предупреждение правонарушений, ускорение раскрытия преступлений, как на территории административного участка, района, так и всего города в целом. 3 Мероприятия по совершенствованию системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД3.1 Совершенствование организации документооборота ООД УУМРазработка рациональных схем движения документов. В ходе анализа движения документов в ООД УУМ было выявлено, что на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ, на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Среди этапов движения как входящих, так и исходящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД. «Ожидание» рассмотрения документов руководством РОВД, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов, увеличивает сроки прохождения документов. Таким образом, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения - принятия УУМ решения по сообщению, поступившему от заявителя. Оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени позволит наиболее эффективно организовать документооборот в ООД УУМ.При применении в работе методики предварительного рассмотрения документов входящих и исходящих документов УУМ выявляет документацию по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы УПМ и т.д. Основным критерием, влияющим на движение документов к УУМ, является содержание документа, поэтому УУМ должен иметь четкие представления о порядке рассмотрения и разрешения сообщений о преступлениях. В связи с этим к УУМ предъявляются такие требования, как высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание законов, доверие к ним руководителя.Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов - в освобождении руководителя РОВД от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Рассмотрение документов руководителем РОВД организуется в этом случае более рационально - к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение.Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего и исходящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы принятия УУМ решения в необходимые сроки.Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в УПМ, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий уровень управленческой структуры, то есть документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в РОВД. УУМ может непосредственно приступить к процессу исполнения документа, принятия решения по сообщению.Таким образом, технологическая цепочка движения и обработки входящих документов в ООД УУМ состоит из следующих этапов:- приема сообщений о преступлениях;- регистрации сообщении о преступлениях;- принятия решения УУМ.Предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ порядок движения входящих документов представлен на разработанной оперограмме движения входящих документов в соответствии с рисунком 32.Разработанная оперограмма движения исходящих документов в соответствии с рисунком 33 показывает, что после принятия решения УУМ непосредственно отправляет документ заявителю и сдает материал в архив. Таким образом, предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ процесс исходящих документов складывается из принятия решения, отправки документа заявителю и сдачи материала в архив.На оперограммах наглядно видны затраты времени на операции и весь путь прохождения документа. В таблице 6 приведен сравнительный анализ затрат времени на путь прохождения документов. Таблица 6- Сравнительный анализ затрат времени на путь прохождения документов|
Процесс движения документов в ООД УУМ | Затраты времени, чел/час | | | Существующий | Разработанный | | Всего | 44,2 | 1,1 | | Время обработки входящих документов | 31 | 0,5 | | Время обработки исходящих документов | 13,2 | 0,6 | | |
Как видно из таблицы 6, время обработки входящих документов сократилось на 30,5 часов, время обработки исходящих документов - на 12,6 часов. В целом время прохождения документа от приема до отправки сократилось на 43,1 час в соответствии с рисунком 34. Таким образом, вышеизложенная схема перемещения документа в процессе его жизненного цикла позволит обеспечить своевременность принятия УУМ решения по поступившему сообщению, оперативность обработки поступившей информации, определения обстоятельств расследуемого дела, сокращение самого процесса исполнения документа, достижения высоких показателей раскрываемости преступлений. По сути дела, рациональная организация работы УУМ с документами обеспечивает повышение эффективности организации работы УУМ в целом, приводит к экономии рабочего времени или освобождению его для рассмотрения других материалов. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства РОВД. На практике это означает полную осведомленность УУМ о состоянии криминальной обстановки на территории участка, рациональное использование времени для повышения квалификации, обмена опытом с коллегами, прием граждан и пр.Итак, эффективно организовать документооборот в ООД УУМ позволит оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.Разработка унифицированных форм документов. Упорядочение процессов документирования ООД УУМ помимо соблюдения процедур составления документов включает в себя также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.В ходе проведенного анализа было выявлено, что в процессе организации документирования ООД УУМ нарушаются основные требования к составлению и оформлению документов, являющиеся обязательными для исполнения и предписывающиеся законами и актами государственного управления.Оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, применяемой в ООД УУМ, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения относят к числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота в ООД УУМ, и связывают с разработкой унифицированных требований к текстам документов.Под унификацией документов в ООД УУМ понимается их приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения. Основная цель унификации документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного принятия решения по поступившим сообщениям о преступлениях как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.Как правило, в процессе принятия решения по поступившему сообщению о преступлении создается от 5 до 15 документов. Каждая форма документа сопровождается сопутствующими документами, собранными в процессе проверки фактов, изложенных в сообщении, рассмотрения обстоятельств дела и т.п. Комплекс документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного принятия решения по поступившим сообщениям о преступлениях, в зависимости от обстоятельств дела, может принимать немыслимые размеры.При унификации документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы документов заменяются единой унифицированной формой документа в соответствии с рисунком 35.В таблице 7 проведен анализ относительного количества документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, после унификации.Таблица 7 - Относительное количество документов, образующихся в процессе решения|
Решение | Количестворешений за месяц | Количество документов,образующихсяв процессе принятия решения | Количество документов за месяц | Количество документов за месяц после унификации документов | | О возбуждении уголовного дела | 4 | 14 | 56 | 4 | | Об отказе в возбуждении уголовного дела | 17 | 8 | 136 | 17 | | О перерегистрации в КУС (при обнаружении признаков преступления) | 9 | 10 | 90 | 9 | | О приобщении материалов проверки при отсутствии признаков правонарушения в специальное номенклатурное дело | 38 | 6 | 228 | 38 | | О передаче сообщения по подследственности | 17 | 5 | 85 | 17 | | |
Из рисунка 36 наглядно видно, что количество документов, образующихся в процессе принятия решения по поступившему сообщению о преступлении, после унификации сократится в 7 раз.Унифицированная форма документа (таблица 8) должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов текстов заключаются в следующем:- уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение относится к решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением обстоятельств либо чем-то вроде краткого отчета или перечисления фактов);- применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.В документе может указываться: название формы документа, номер и дата регистрации в КУС или ЖУИ, адресование, срок исполнения, краткая преамбула принятия решения, примечание, номер и дата регистрации в Журнале учета отказных материалов или КУС, номер и дата проверки, дата сдачи в архив, срок хранения, дата заполнения, должность, звание, Ф.И.О и подпись УУМ. Могут быть внесены и другие графы, например, особые сведения и др. Ежегодно унифицированная форма пересматривается, в нее вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в законодательстве РФ, функциях и задачах ООД УУМ. Таблица 8 - Структура разработанной унифицированной формы документа|
Заголовочная часть | Наименование документа | | | Номер и дата регистрации в КУС или ЖУИ | | | Адресование | | | Срок исполнения | | Содержательная часть | Краткая преамбула принятия решения | | | | | | | | | | | | | | | | | | Примечание | | Информационная часть | Номер и дата регистрации в Журнале учета отказных материалов или КУСНомер и дата проверкиДата сдачи в архив Срок хранения | | Оформляющая часть | Дата заполнения | Должность, звание, Ф.И.О и подпись УУМ | | |
Разработанная унифицированная форма документа графически изображена на рисунке 37.Как наглядно видно из рисунка 37, разработанная унифицированная форма документа характеризуется стандартной формой построения, возможностью приспособления к автоматизированной обработке, минимизацией показателей, исключением дублирования, включением всех необходимых для принятия решений показателей.Таким образом, унификация документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, внедрение и использование разработанной унифицированной формы документа в делопроизводственный цикл ООД УУМ позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы УУМ с документами, упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота ООД УУМ, способствуя возможности использования менее квалифицированных работников и высвобождение значительного количества УУМ с более высокой квалификацией для организации профилактической и иной работы с гражданами.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
|
