Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, кассационных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Поступившие в суд дела, материалы и иные документы, в том числе и присланные электронной почтой, факсом, а также телеграммы регистрируются в журнале учёта входящей корреспонденции.

Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат предварительной регистрации в отделе делопроизводства суда.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции(исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учёта входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы(например, для отметок об исполнении).

При большом объёме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским делам, прочая корреспонденция и т.д.

Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

1. судебные повестки, возвращённые суду за ненахождением адресата;

2. расписки в получении копий обвинительных заключений, судебных повесток, исковых заявлений.

После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передаётся по назначению для рассмотрения.

Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, а также материалы, возвращённые в связи с отменой или изменением приговоров и решений либо с частными определениями вышестоящих судов, материалы по вопросам судебного контроля за незаконностью действий органов предварительного следствия и дознания, жалобы на отказ в принятии сообщений о совершённых преступлениях, письма, заявления, жалобы непроцессуального характера и другие материалы передаются председателю суда.

Для учёта дел и материалов, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в отделе делопроизводства суда ведутся журналы.

Исковые заявления и другие материалы, принятые на личном приёме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в отдел делопроизводства для учёта в журнале входящей корреспонденции, после регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления возвращаются судье для рассмотрения.

Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приёме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе и по направлению по электронной почте, факсу, регистрация которых производится в журнале формы №1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна хранится.

Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо направляются курьерами.

На заказные бандероли, письма составляется опись отдельно на бандероли и письма. Опись остаётся в суде и подшивается в хронологическом порядке в наряд №21.

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами записываются в разносную книгу для корреспонденции и сдаются получателем под расписку в этой книге.

Судебные повестки, копии процессуальных актов направляются судом в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. №725, в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении. Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. На лицевой стороне письма делается отметка «судебная повестка с заказным уведомлением», «определение» и т.д.

РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЁТ УГОЛОВНЫХ И ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ

Все дела, поступившие в суд, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета на учётно-статистических карточках (для уголовных дел - форма №5, для гражданских дел -форма №6, для уголовных аппеляционных дел - форма №5.2, для гражданских аппеляционных дел - форма №6.2) и в алфавитном указателе (для уголовных дел - форма №5-а, для гражданских дел - форма №6-а, для уголовных аппеляционных дел - форма №5-б, для гражданских аппеляционных дел - форма№6-б).

Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии

автоматизированного производства.

По уголовному делу на несколько привлечённых лиц карточка формы №5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются.

В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных только раздел Б «Сведения о привлечённом лице».

Алфавитный указатель формы №5-а ведётся на каждое привлечённое лицо (исключая лиц, дела и материалы, в отношении которых переданы органам предварительного следствия и дознания) в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утверждённой приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, заводится статистическая карточка на подсудимого, которая заполняется судьёй, и в порядке, установленном названной Инструкцией, передаётся в управление (отдел) Судебного департамента в соответствующем субъекте Российской Федерации для последующей автоматизированной обработки.

По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6, алфавитный указатель по делам искового производства ведётся на каждого ответчика; по делам, вытекающим из публичных отношений - на подателя жалобы; по делам, вытекающим из налоговых отношений - на налогоплательщика; по делам особого производства - на заявителя.

В автоматизированных программах, в которых ведётся учёт гражданских дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответчиков, заявителей в соответствии с алфавитными указателями.

Исковые материалы и заявления, поступившие по почте, после регистрации в журнале учёта входящей корреспонденции, в порядке, определяемом председателем суда, не позднее следующего рабочего дня, передаются под расписку в указанном журнале судьям в соответствии с обслуживаемыми зонами или рассматриваемыми категориями дел.

Не позднее пяти дней после передачи судьям материалы и заявления должны быть возвращены в отдел делопроизводства для оформления. На принятое к производству гражданское дело оформляется учётно-статистическая карточка. В журнале учёта входящей корреспонденции (в журнале учёта заявлений до принятия их судьями к своему производству) делаются отметки о движении заявления ( об отказе в принятии, о возвращении заявления, оставлении без движения). Заявления, по которым вынесены определения об отказе в их принятии, о возвращении заявления или оставлении без движения, регистрируются в журнале формы № 6.1.

Учётно-статистические карточки хранятся в картотеках (ящиках) отдельно по уголовным и гражданским делам в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки (ящика). В карточках, соответственно движению дела, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами № 5, 6 и 7.

По истечении календарного года учётно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учётно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера. Производства по представлениям и ходатайствам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров (статья 395 УПК Российской Федерации), регистрируются в журнале (форма №9) и в алфавитном указателе (форма №9-а).

При разрешении вопросов, связанных с исполнением приговора суда, постановившего приговор, соответствующие сведения отражаются в учетно-статистической карточке формы № 5. Если связанные с исполнением приговора вопросы разрешаются вне района деятельности суда, постановившего приговор, суд, разрешивший вопросы исполнения приговора в порядке статьи 399 УПК Российской Федерации, направляет копию постановления суду, постановившему приговор, по получении которой в карточке формы № 5 также делается соответствующая запись.

При компьютерном ведении регистрации и учёта дел объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного приложениями Инструкции.

Для регистрации уголовных и гражданских дел, дел об административных правонарушениях и материалов устанавливается примерный перечень индексов:

«1» - уголовные дела;

«2»- гражданские дела;

«3» - материалы судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания;

«4» - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;

«5» - дела об административных правонарушениях;

«6» - материалы по применению принудительных мер медицинского характера по статьям 97 ч.1, п.п. а), б), 99 ч.1-102 УК Российской Федерации и Закону Российской Федерации «О психиатрической помощи и гарантиях прав при её оказании»;

«7» - материалы о направлении несовершеннолетних в специальные учебно-воспитательные учреждения;

«8» - производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;

«9» - материалы, по которым отказано в принятии заявлений; материалы по заявлениям, которые оставлены без движения;

«10» - уголовные аппеляционные дела;

«11» - гражданские аппеляционные дела;

«12» - дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях.

При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.

В случае изменения действующего законодательства и по усмотрению суда перечень индексов может быть дополнен.

Номер уголовного, гражданского дела включает соответствующий индекс, порядковый номер по учётно-статистической карточке или регистрационному журналу и текущий год, который указывается через дробь.

Например, 1-20/2002 (уголовное дело), 2-13/2003 (гражданское дело).

Порядковый номер по учётно-статистической карточке или регистрационному журналу, который входит в состав номера соответствующего дела ( материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу).

Гражданские дела подшиваются в обложку (форма №18).

По уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при условии её надлежащего качества и сохранности. На обложке делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, дата начала производства в данном суде и т.д.).

Если уголовное дело, поступившее от органов предварительного расследования, было судом подшито в новую обложку (форма № 18), то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.

На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, работником отдела делопроизводства должен быть поставлен штамп «под стражей» или сделана об этом отчётливая надпись.

На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела помещается справочный лист (форма №19), в котором отмечаются все действия суда, произведённые по делу (направление повесток, копии искового заявления, копии приговора, решения, истребование документов и др.).

Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, учётно-статистической карточке или в регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в суд.

По делам, присланным в суд по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной отделом делопроизводства в день приёма дела.

Уголовные, гражданские дела, возвращённые на новое судебное рассмотрение после отмены приговоров, постановлений, решений, определений, и уголовные дела, повторно поступившие в суд от прокурора в нарушение установленного пятидневного срока (ст.237 УПК Российской Федерации), регистрируются в учётно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела и получают новый порядковый номер. В карточках форм № 5,6 делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6