Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, які затвердили переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, мають право зняти гриф "ДСК" з відповідних документів.

З введенням у дію названої вище Інструкції тиражовані документи, видані з грифом "ДСК" до 1991 року, а також тиражовані документи, випущені у світ у різний час з іншими обмежувальними грифами, крім грифів "Службова таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" та "Особливої важливості", можуть розглядатися як відкриті документи за наявності письмової згоди організацій, що їх підготували, або правонаступників цих організацій. Тиражовані документи, що вийшли у світ у 1991 році та пізніше з грифом "ДСК" або з нумерацією кожного примірника тиражу, а також всі документи органу законодавчої влади, вищого органу виконавчої влади та вищих судових органів без грифів обмеження доступу, але не опубліковані в офіційних виданнях, з яких знято грифи секретності, розглядаються як матеріали, що містять відомості обмеженого поширення з грифом "ДСК".

3. Система захисту конфіденційної інформації, що є власністю держави

Відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "ДСК" несуть керівники організацій. Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "ДСК", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організацій (далі -- канцелярії).

На режимно-секретні підрозділи організацій покладається завдання з запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "ДСК", та випадкам втрат таких документів.

Співробітники організацій, які працюють з документами з грифом "ДСК", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із відповідними інструкціями, в яких регламентовано правила поводження з інформацією "ДСК". Ознайомлення здійснюють канцелярії організацій.

Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "ДСК", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави визначаються основні правила:

прийняття і обліку документів;

розмноження і розсилання (відправлення) документів;

формування виконаних документів у справи;

використання документів;

зняття грифа "ДСК";

відбору документів для зберігання і знищення;

- забезпечення схоронності документів та перевірка їх наявності;

- обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "ДСК"

здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації. На документи з грифом "ДСК", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації. Кореспонденція з грифом "ДСК", що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт про відсутність вкладень у конверті (пакеті) у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "ДСК", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

У разі надходження документів з грифом "ДСК" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "ДСК" в організації, де немає постійних чергових працівників.

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "ДСК". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) -- за кількістю примірників.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою "Для пакетів". У разі коли обсяг документів з грифом "ДСК" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

Проходження документів з грифом "ДСК" повинно своєчасно відображатися на відповідних картках (у журналах).

На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "ДСК" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

Тираж видання з грифом "ДСК", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "ДСК" за відповідною формою. Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

Відповідальність за випуск документів з грифом "ДСК", що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються. Документи з грифом "ДСК", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

Друкування документів з грифом "ДСК" здійснюється у друкарському бюро організації. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК". Друкування таких документів також допускається у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників. Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "ДСК" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем (далі -- АС) дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБ України атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій АС вимогам щодо захисту інформації.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа. Надруковані і підписані документи з грифом "ДСК" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".

Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи з грифом "ДСК", випускаються з аналогічним грифом. Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали. Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.

Розмноження документів з грифом "ДСК" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) за підписаними ним нарядами під контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

У друкарнях та у відділах розмножувальної техніки облік документів з грифом "ДСК", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несек-ретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

Після закінчення друкування документів з грифом "ДСК" набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця.

Під час розмноження документів з грифом "ДСК" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "ДСК" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником організації (його заступником) та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

Пересилання документів з грифом "ДСК" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами організацій.

Доставка документів з грифом "ДСК" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

Документи, справи і видання з грифом "ДСК", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставлянням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "ДСК" забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "ДСК та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників організацій, яким надано право відповідно затверджувати переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "ДСК", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення. Якщо в документах з грифом "ДСК" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій. Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "ДСК" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

Документи з грифом "ДСК" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "ДСК". Документи з грифом "ДСК" залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.

Якщо в організації створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "ДСК" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "ДСК" додається позначка "ДСК".

У разі долучення документа з грифом "ДСК" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

В організаціях, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "ДСК", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "ДСК". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ приставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "ДСК" переглядається посторінково членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ. Якщо у справі "Документи з грифом "ДСК" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.

Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "ДСК", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "ДСК", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21