- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дату;

- ссылку на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- текст (без абзацев);

- отметку о наличии приложения;

- наименование должности в реквизите «подпись»;

- гриф согласования документа;

- дату при заверении копии;

- фамилию исполнителя и номер его телефона;

- отметку об исполнении документа «В дело».

От первого положения табулятора (пять шагов курсора) печатают:

- начало абзацев (в том числе нумерованных).

От второго положения табулятора (16 шагов курсора) печатают следующие реквизиты:

- дату в реквизите «ссылка на индекс» и дату входящего документа;

- наименование должности лица, заверяющего копию;

- переменную информацию в вводной части протоколов и актов;

- расшифровку подписи в первом грифе согласования;

- краткие сведения об исполнении документа в реквизите «Отметка об исполнителе».

От третьего положения табулятора (24 шага курсора) печатают:

- наименование вида документа (в продольном штампе);

- расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа».

От четвертого положения табулятора (32 шага курсора) печатают:

- адрес.

От пятого положения табулятора (40 шагов курсора) печатают:

- гриф утверждения;

- слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности и дату;

- второй гриф согласования;

- надпись на приложении к документу;

- отметку о переносе данных на машинный носитель.

От шестого положения табулятора (48 шагов курсора) печатают:

- расшифровку подписи в реквизите «Подпись».

Седьмое положение табулятора (56 шагов курсора) - для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

1.5. Организация работы с документами в подразделениях министерства

Документы, адресованные непосредственно в подразделения министерства, регистрируются секретариатами (канцеляриями) этих подразделений в установленном порядке. На каждый документ (до внедрения ЭВМ в подразделениях министерства) заполняются две регистрационные карточки, одна из которых после доклада документа руководству помещается в справочную картотеку по исполнителям.

Документы, поступившие из 1 отдела Аппарата министра с регистрационной карточкой, учитываются в контрольном журнале входящих документов подразделения министерства, и на них заполняется только одна карточка учета. На карточке, поступившей вместе с такими документами, ставится порядковый входящий номер, за которым он зарегистрирован в подразделении. После рассмотрения документа руководителем подразделения его резолюция переносится на регистрационные карточки, затем регистрационная карточка 1 отдела Аппарата министра с распиской исполнителя в получении документа помещается в картотеку, а вновь заполненная карточка вместе с документом передается исполнителю.

Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в 1 отдел Аппарата министра, как правило, в течение суток, если не оговорен иной срок.

Регистрационные карточки на документы в секретариатах (канцеляриях) подразделений министерства хранятся в течение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

Подготовленные подразделением министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и др.), а также предложения в проекты нормативных актов, материалы к совещаниям в реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и для служебного пользования - без регистрации.

Подготовленные подразделениями министерства проекты приказов и иных нормативных актов, а также докладные записки, справки об исполнении поручений и проекты исходящих документов представляются на рассмотрение руководства министерства, как правило, через 1 отдел Аппарата министра, где они регистрируются.

Если документы были возвращены исполнителю на доработку руководством министерства, то вновь на доклад руководству они должны быть предоставлены вместе с первоначальным вариантом.

Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованными должностными лицами.

Начальники секретариатов (канцелярий) министерства обязаны вести строгий учет и контроль за своевременным прохождением документов. В этих целях они должны 2 раза в месяц фиксировать в регистрационной карточке, в какой стадии находится рассмотрение документа (на докладе у руководства, на проработке, подготовке, у исполнителя, закончен рассмотрением, доложен, списан в дело). О ходе этой работы они обязаны регулярно докладывать руководству соответствующего подразделения.

1.5.1. Порядок обработки отправляемых документов

Исходящая корреспонденция отправляется за соответствующим регистрационным номером или номерами, по которым эти документы были зарегистрированы ранее.

Все документы, подписанные руководством министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами Аппарата министра. Не допускается отправка такой корреспонденции за индексами подразделений министерства, если не оговорен иной порядок.

Неоформленные или неправильно оформленные исходящие документы подлежат возврату исполнителю.

Документ за подписью руководства министерства, направляемый во все или большинство органов внутренних дел России, размножается и отправляется секретариатом подразделения министерства, подготовившим этот документ. После чего подлинник документа с разверсткой на его рассылку передается на хранение в архив 1 отдела Аппарата министра.

На исходящие документы заполняется соответствующий раздел регистрационной карточки.

Если поставленные в документах вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается содержание ответа писать на самом документе и возвращать его автору за входящим номером. В этом случае на регистрационной карточке делается соответствующая отметка.

Копии исходящих документов заверяются работниками секретариата (канцелярии), производящими их отправку.

Копии документов, подписанных руководством министерства при личном докладе, заверяются исполнителями.

Копии исходящих документов и регистрационные карточки (сведения на документы, отработанные на ЭВМ) хранятся: - на корреспонденцию, отправленную 1 отделом Аппарата министра, в архиве (базе данных) этого отдела (2-й экземпляр документа) и подразделении министерства, подготовившем документ (3-й экземпляр); - на корреспонденцию, отправленную подразделениями министерства, в этих подразделениях.

Правовые акты, подписанные руководством министерства, учитываются (регистрируются) в приказном отделении отдела обеспечения режима секретности в работе с документами и приказами (3 отдел) Аппарата министра в журналах установленной формы.

Рассылка ведомственных правовых актов по органам внутренних дел Российской Федерации, другим министерствам и ведомствам производится приказным отделением через экспедицию фельдсвязи согласно разверстке, составленной исполнителем и утвержденной руководителем соответствующего подразделения.

С целью оптимального обеспечения органов внутренних дел нормативными актами МВД России и создания необходимого резерва 3 отдел Аппарата министра по согласованию с исполнителем может вносить в разверстку изменения.

Отделом фельдъегерской службы производится доставка и отправка:

- всех секретных и несекретных документов за подписью руководства министерства, адресованных высшим органом государственной власти и управления Российской Федерации;

- срочной корреспонденции за подписью руководства министерства, подлежащей доставке адресатам, расположенным в границах г.Москвы;

- корреспонденции из центрального здания министерства (ул.Житная,16) в его подразделения, расположенные по другим адресам, и обратно.

Вся корреспонденция отделом фельдъегерской службы принимается к доставке только в законвертированном виде.

Передача корреспонденции отделу фельдъегерской службы производится по реестрам.

Доставка корреспонденции отделом фельдъегерской службы осуществляется по маршрутам и графикам, разработанным этим отделом и согласованным с Аппаратом Министра.

Пересылка документов, дел и изданий «Для служебного пользования» производится, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьером. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть вложены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименование (открытое или условное) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП» после каждого номера. На конверте, упаковке документов «Для служебного пользования» запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.

Порядок оформления и передачи (пересылки) совершенно секретных и секретных документов, специзделий, технической, товаросопроводительной и перевозочной документации, а также документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» за границу или представителям иностранных учреждений, организаций и фирм регламентирован специальными положениями.

1.5.2. Порядок печатания и копирования документов, выполнение стенографических работ

В машинописных бюро печатаются документы только служебного характера. Несекретные рукописи в машинописные бюро (машинистке, секретарю) сдаются без расписок, секретные - под расписку на корешках спецблокнота или во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.

Рукописи, сдаваемые для печатания, должны быть написаны разборчиво, чернилами или пастой темного цвета, тщательно выверены. Рукописи, написанные не разборчиво или карандашом, для печатания не принимаются.

При печатании документов машинистки соблюдают установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа внизу слева проставляется количество экземпляров, адресовка экземпляров (например: 1 - в адрес, 2 - в АМ МВД, 3 - в дело, сокращенное наименование главка), фамилия исполнителя, номер его телефона, инициалы машинистки, дата, когда был отпечатан документ.

На каждый отпечатанный секретный документ машинописное бюро (машинистка, секретарь) заполняют учетную карточку. На каждом листе такого документа (в левом нижнем углу лицевой стороны) печатается учетный номер машинописного бюро.

Отпечатанный секретный документ и черновой материал выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем под расписку в журнале передается в секретариат для контроля за дальнейшим движением подготовленного документа.

Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро выдаются исполнителю без расписки.

Считка и вычитка отпечатанных документов производится исполнителем. На копирование документы передаются на множительный участок или типографию по наряду установленной формы. Наряд в типографию подписывается руководителем подразделения министерства, а в Аппарате министра - начальником (заместителями начальника) 3 отдела.

На копирование передаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов или рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.

Копирование секретных документов производится в порядке, установленном соответствующей инструкцией.

Документы служебного характера могут быть подготовлены с помощью стенографирования. Стенографирование, независимо от степени секретности текста, производится в специальных тетрадях, которые учитываются в журнале учета стенографических тетрадей. Использованные стенографические тетради хранятся 1 год, после чего уничтожаются в установленном порядке.

При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7