|
являются товарный счет и акт (справка), которые составляет подотчетное лицо
с участием других должностных лиц предприятия. В них излагается содержание
хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и
количества материалов и иены. Подотчетное лицо отражает в акте (справке)
также данные паспорта продавца товара. Акт (справка) прилагается к
авансовому отчету подотчетного лица.
Документальное оформление расходования материалов. Материалы отпускают
со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды,
на сторону для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных
материалов. Документальное оформление отпуска материалов покажем на примере
крупного производственного предприятия с цеховой структурой.
Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного
документального его оформления предприятия осуществляют соответствующие
организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным
использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на
основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой снабжения на
основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на
единицу продукции.
Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым
предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада
материалов, а также выдавать разрешения на вывоз с предприятия материалов.
Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.
Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде
всего от организации производства, направления расхода и периодичности
отпуска материалов.
Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды,
ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются
соответствующей службой в двух экземплярах на один или несколько видов
материалов и, как правило, сроком на| один месяц. Могут применяться
квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными
талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций; номер
склада;
отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенклатурный
номер и наименование отпускаемых материалов; единицу измерения и лимит
месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с
производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.
Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой
— складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток
лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя.
Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте,
находящейся на складе.
Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного
лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим
(при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного
требования-накладной. При замене в лимитно-заборной карте материала делают
запись: "Замена, смотри требование № ____", - и уменьшают остаток лимита.
Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы
записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо
дополнительных документов.
Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество
разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты
лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на
машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и
уменьшить трудоемкость составления карт.
Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют
однострочными или многострочными требованиями-накладными. Требования
выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской
кладовщика остается в цехе, второй с распиской получателя - у кладовщика.
Для учета движения материалов внутри предприятия применяют
однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют
материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух
экземплярах, один из которых с распиской получателя остается на месте, а
второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю
ценностей.
Отпуск материалов сторонним организациям или своим хозяйствам,
расположенным за пределами предприятия, оформляют накладными на отпуск
материалов на сторону. Их выписывает служба снабжения в двух экземплярах на
основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр
накладной остается на складе и является основанием для аналитического и
синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов.
Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр
служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.
При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют
товарно-транспортную накладную.
Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать
карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей
расписываются в получении материалов и самих карточках складского учета,
которые становятся в связи с 1тим оправдательными документами. При этом в
карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей
группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое
совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем
учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в
бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному
в двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку
бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе.
В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск
материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без
оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы
по их видам отражаются и актах или отчетах о выпуске и реализации готовой
продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником
организации, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции.
После утверждения руководителем организации акт служит основанием для
списания соответствующих материалов.
1.3. Учет материалов на складах и в бухгалтерии
Учет материалов на складах. Для обеспечения производственной программы
соответствующими материальными ресурсами в крупных организациях создаются
специализированные
склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива,
запасных частей и других материалов. Кроме центральных складов в различных
структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие
функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации
присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех
документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть
обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.
На складах (в кладовых) любой по размеру организации материальные
ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и
сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках,
ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль
за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).
Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик),
являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по
согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается
по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной
ответственности.
Если в штатном расписании организации отсутствует должность
заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого
работника организации с его согласия с обязательным заключением договора об
индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности
кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации
товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному
руководителем организации.
На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет
материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В
материальном ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный
номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.
Сортовой учет материалов. Учет движения и остатков материалов
осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный
номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сортным учетом,
осуществляют только в натуральном выражении.
Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них следующие данные:
номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер,
единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого
карточки передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода,
расхода и остатка материалов.
Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов
(приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) и лень совершения
операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому
склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.
Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов,
заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения.
Ведение учета материалов допускается также в книге сортового учета,
которая содержит те же реквизиты, что и карточка складского учета.
В условиях компьютеризации и автоматизированного складского хозяйства
вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые
машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании
первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета
материалов. Однако в отличие от многочисленных карточек машинограммы-
ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам.
Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов
на складе и оперативного управления производством.
Первичные документы после записи их данных в карточки учета материалов
передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере
использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу
документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера
сдаваемых документов.
В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах и
подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица
(заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об
остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию.
В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их
поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим
расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход
материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и
таксировка отчета.
При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в
составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается
учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического
учета используются отчеты материально ответственных лиц.
Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движению
материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию.
Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны
осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и
правильностью документального оформления операций по движению материалов.
После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением
количества материалов на цену).
Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При
первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
|
