от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в
рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного
подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен
отслеживаться и регистрироваться.
Канцелярия и специализированное делопроизводство
Специализированным делопроизводством можно считать любую
специализированную систему, работающую с структурированными данными, такую
как бухгалтерию, торговую систему и т.д. Иногда предприятию удобно
рассматривать часть неструктурированного документооборота, как
специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированные
системы делопроизводства могут работать с собственными архивными системами
(например - бухгалтерия, торговые или банковские системы и т.д.), в которых
документы хранятся в структурированном сложноорганизованном виде. Чаще
всего такие системы характеризуются следующими параметрами:
•Они связаны с основной производственной деятельностью организации.
•На них существуют жесткие маршруты прохождения документов (можно и
нужно применять системы жесткой маршрутизации).
•Они работаю с структурированными документами.
•Документы подвергаются сложной и специфической обработке или имеют
развитую семантику, которую нужно программно проверять и поддерживать
(контракт-счет-накладная).
С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему
делопроизводства, например, для обсуждения проекта документа или для
получения справок из других отделов или подразделений предприятия. В общем
делопроизводстве основная схема работы с заданиями и документами - это
свободная маршрутизация. Оно отвечает за сбор и распределение информации,
за связи с внешними организациями (вне основного производственного
процесса). Во все специализированные системы делопроизводства от нее есть
отростки для обмена информацией.
Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности
Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде
различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры,
канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя
значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20%
общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением
функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и
интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus
Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными
потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного
предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием
комплексности в автоматизации делопроизводства и управления
документооборотом.
В настоящее время развитие информационных технологий привело к
появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по
автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск
документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и
контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Методы автоматизации учреждений
Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности.
Современные организации представляют собой совокупность подразделений,
филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и
выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни
неструктурированной информации в офисе являются:
•ввод информации в систему,
•хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
•коллективного работа с документами,
•вывод информации из системы.
Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде
всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В
системах первого поколения графические образы введенных документов
идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска
необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала
применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical
Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его
графический образ “переводится” в текст, затем следует исправление ошибок
распознавания.
При массовом ручном вводе однотипных документов используются
электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем
выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет
упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления.
Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных
носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и
т.п.).
Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания
атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения
последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование
документов.
Важное значение для организации эффективного управления
неструктурированными документами имеют методы хранения информации,
навигации, поиска и фильтрации документов.
Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система
каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище
документов. В современных ОС типа Windows 95 есть возможность задания
длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а
также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.
Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в
почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами.
Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и
коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация
ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту
почтового сообщения.
Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так
называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную
так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают
внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления
полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз
документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде
базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к
текстовым документам.
Многие современные системы электронных документов используют в
дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов,
содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для
логической группировки документов применяются папки.
Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе
контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному
содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого
поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических
ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания. При этом может
морфологический разбор позволяет упростить
Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта
реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа
(например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете
Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз
с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении
ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает
пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами
запроса.
Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют
другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов
хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-
поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и
контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста
Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно
использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст.
СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют
универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного
содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix
Illustra).
Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой
Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность
гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или
корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном
файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML.
Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения
полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией
внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа
включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео).
Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних
гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах
сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов
служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в “паутине”
применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и
строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать
информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и
упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при
разработке информационных приложений для руководителей.
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами
строятся на технологиях groupware и workflow.
Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы,
характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и
отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается
обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов
доступа:
•сетевой доступ к файлам и базе данных;
•локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и
дискуссии);
•терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
•просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).
Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола
HTTP включают в себя ряд других методов доступа.
При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения
конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа
по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа.
Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами
шифрации и электронной подписи.
Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в
средних и крупных офисах и для них характерно:
•поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами
одновременно;
•четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с
контролем исполнения.
Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов,
необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в
частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее
заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая
пересылка документа из точки в точку.
Одной из реализаций технологии workflow является так называемая
“система графов”, где каждый шаг представляет собой вектор и отражает
движение задания, связанного с документом, или просто передвижения
документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего
за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета
всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут
возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|