Документооборот
Министерство высшего и профессионального образования Российской
федерации
Сыктывкарский государственный университет
Финансово-экономический факультет
Кафедра Бухгалтерского учета и аудита
Курсовая работа на тему:
“Документооборот в бухгалтерии”
Научный руководитель:
Фролова Н.Ю.
Исполнитель:
Студент 427 группы
Мантарков Г.Х.
Сыктывкар 2001
Содержание
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………….3
1. Этапы документооборота в бухгалтерии………………………………………5
1. Составление и оформление первичных документов…………………………7
1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов……….7
2. Проверка первичных документов ……………………………………………10
1.2.1 Правила проверки первичных документов ………………………………...10
1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов…………..……………….11
1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия…..….………….12
1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов…………………..…………..14
3. Обработка документов…………………………………………..……………..15
1. Регистры бухгалтерского учета……………………………….……………15
2. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского
учета………………………………………………………………………….17
4. Хранение бухгалтерских документов………………….…………..…………18
1. Порядок хранения бухгалтерских документов………………..………….18
5. Учетная политика предприятия в области документооборота……………..21
2. Унифицированные формы документации…………………………...………..22
1. Применение унифицированных форм документации………………...…….22
2. Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной
документации………………………………………………………………….24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………..25
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.……………….………….27
ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………..……………28
ВВЕДЕНИЕ
Тема организации работы с документами в современных условиях имеет
сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии
работы зависит успех любой организации.
В современных условиях для повышения эффективности управления
необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое
управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном
документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата
управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От
того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех
управленческой деятельности в целом.
При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется
правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не
оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и
становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией.
Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает
вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически
всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.
Создание носителей первичной учетной информации является ответственным
моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не
только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера
являются первичными документами. К таким документам могут относиться
договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения
работ и т.д.) и др.
В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены
назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми
едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие
при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые
необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.
Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы
документооборота в бухгалтерии. Для постановки цели определим следующие
задачи // рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы;
исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку
документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить, что
утверждает учетная политика предприятия в области документооборота;
исследовать применение унифицированных форм документации и внесение
изменений в них.
1. Этапы документооборота в бухгалтерии
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны
оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными
учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и
основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за
совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и
материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом
учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются
сводные учетные документы.
Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это
трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего
времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик,
что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться
с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем
автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед
руководителями многих предприятий.
Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания
или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и
передачи в архив.
Этапы документооборота:
1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;
2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;
3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;
4. Сдача в архив.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов,
передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а
также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица,
составившие и подписавшие эти документы.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для
отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным
в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота организует главный
бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя
предприятия.
Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить
прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и
проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной
работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда
счетных работников, способствует усилению контрольных функций
бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации
учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня
работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым
подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с
указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Пример графика документооборота по предприятию
Утверждено приказом № ___ от ___________
| | |Обработка|Передача |
|Создание документа |Проверка документа |документа|в архив |
Наименование документа |Количество экземпляров |Ответственный за выписку
|Ответственный за оформление |Ответственный за исполнение |Срок исполнения
|Ответственный за проверку |Кто представляет |Порядок представления |Срок
представления |Кто исполняет |Срок исполнения |Кто исполняет |Срок передачи
| |1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |9 |10 |11 |12 |13 |14 | |Требование |2 |Склад
|ОМТС, бухгалтерия |Склад |Ежедневно (до час.) |Бухгалтерия |1 экз. – цех 2
экз. - склад |При отчете при реестре |Ежедневно (до часов) |Бухгалтерия
|Ежедневно |Бухгалтерия |По истечении квартала | |
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера,
табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов
труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица,
работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы,
относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого
каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются
документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их
представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые
представляются указанные документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по
предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
1. Составление и оформление первичных документов
1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов
Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного
отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать
требования по составлению документов.
Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в
ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О
бухгалтерском учете".
• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент
совершения операции, а если это не представляется возможным -
непосредственно после ее окончания.
• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они
составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной
учетной документации.
Если специфика деятельности организации предполагает создание
собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в
альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие
обязательные реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи
создания документов с применением средств вычислительной техники).
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов,
методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки
учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные
реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены
разработанные на предприятии формы первичного учета.
Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
• Записи в первичных документах должны производиться чернилами,
химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин,
средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих
записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки
в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
• Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой
отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном
министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).
Ответственность за своевременное и доброкачественное создание
документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском
учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица,
создавшие и подписавшие эти документы.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов,
Страницы: 1, 2, 3, 4
|
