неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем

различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность

отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную

информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в

определенной степени гарантией эффективного управления производством.

Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному

управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Если не

брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки

бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например,

арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения

бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при

ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий

программных комплексов. Зачем нужна бухгалтерская программа? В настоящее

время мало кто представляет себе ведение бухучета путем ручного заполнения

огромного количества необходимых бухгалтерских документов, бланков

отчетности и первичных форм. Рано или поздно перед каждым бухгалтером

встает вопрос о введении автоматизации бухучета на его предприятии. Как же

выбрать ту бухгалтерскую программу, которая бы отвечала специфике и всем

требованиям предприятия и, в то же время, была бы настоящим помощником

бухгалтера, а не ставила бы его в тупик своей сложностью? Что необходимо

помнить при выборе бухгалтерской программы? Прежде всего, нужно определить

для чего Вы собираетесь приобретать бухгалтерскую программу: для ведения

простого бухгалтерского учета, распечатки первички и необходимых отчетов

или для настройки программы на технологию ведения бухучета на Вашем

предприятии, ведь бухгалтерская программа - только часть новой технологии

учета. И внедрение бухгалтерской программы не сводится к простой установке

ее на компьютер. За установкой следует настройка программы на особенности

Вашего учета. Автоматизация вызовет изменение ролей в Вашей бухгалтерии.

Если раньше каждый из бухгалтеров вел отдельную часть учета (в крупных

бухгалтериях, например, бывают бухгалтеры, которые занимаются только НДС) и

тратил время на рутинные расчеты, то теперь все рутинные операции будет

делать компьютер. Еще раз подчеркнем, что главное при выборе программы -

точно определить свои цели. Не какую программу купить, а чего добиться

автоматизацией. Для подбора решения, подходящего именно для Вас, необходимы

профессиональные знания существующих бухгалтерских программ, предмета

автоматизации, опыт. Бухучет на малых предприятиях и у ПБОЮЛ характерен

ведением бухучета на одном компьютере, но может встречаться и сетевой

вариант на 2-4 мест. Для таких предприятий существует широкий спектр

бухгалтерских тиражных программ, таких как: ИнфоБухгалтер, Инфин-

Бухгалтерия, БЭСТ-Офис, Турбо Бухгалтер, ПАРУС-бухгалтерия, 1С:

Бухгалтерия, СБИС, ИНОТЕК, Контур, ИП: Бухгалтерия и другие.

Для большинства средних предприятий типично наличие сетевой программы

автоматизации бухгалтерии на 5-10 мест, работающих в режимах файл-север или

клиент-сервер. На таких предприятиях бухгалтерский учет часто ведется по

участкам бухучета. Бухгалтерам таких предприятий можно порекомендовать

следующие бухгалтерские программы: БЭСТ-4, ФинЭко, ABACUS, Парус-4,

Компас+SQL, 1С: Предприятие, ТурбоБухгалтер, ПК Суперменеджер и другие.

Организацию бухучета на крупных предприятиях отличает использование

таких платформ (СУБД) как SQL, ORACLE, ATLANTIS и других. Необходимости

вести бухгалтерский учет нескольких предприятий в составе холдинга. А также

возможностью настройки бухгалтерской системы на специфику конкретного

предприятия. Среди таких систем можно выделить: БЭСТ-ПРО, Компас + Oracle,

ЛокОФФИС, ТБ.

Корпоративная информационная система (КИС) - это масштабируемая

интегрированная. Она предназначена для бухгалтерского и оперативного учета,

контроля, анализа и оптимизации финансово-хозяйственной деятельности

предприятий и должна иметь гибко настраиваемую бизнес-логику, что позволяет

настраивать систему на работу в самых различных областях предприятия. К

таким системам относятся разработки фирм: Галактика, Парус, Бизнес-Консоль,

АйТи, Алеф Консалтинг энд Софт, Информконтакт, Инфософт и другие.

Основными возможностями автоматизированной обработки данных являются:

- отражение хозяйственной деятельности организации в виде бухгалтерских

проводок с возможностью ведения аналитического учета;

- ведение учета от первичных документов с возможностью использования

типовых операций;

- аналитический и синтетический бухгалтерский учет движения денежных

средств и материальных ценностей по любым счетам;

- консолидированный и раздельный баланс по нескольким подразделениям;

- учет и переоценка основных средств, нематериальных активов, товаров,

материалов, расчет амортизации ОС и НМА;

- ведение взаиморасчетов с подотчетными лицами;

- финансовый анализ и моделирование баланса;

- ведение суммового и количественно-суммового учета, балансовых и

забалансовых счетов;

- параллельное ведение нескольких касс и расчетных счетов в рублях и

валюте, расчет курсовой и суммовой разницы;

- учет кассовых операций, ведение кассовой книги, автоматический экспорт

данных в Главную книгу;

- возможность просмотра реестра проводок документов-оснований;

- автоматическое формирование Книги покупок и Книги продаж на основе

первичных документов;

- автоматический пересчет Главной книги и остатков с оборотами по счетам;

- возможность ввода, корректировки документов и проводок за любой отчетный

период;

- гибкая настройка полномочий (до отдельных полей) и внешнего вида списков

объектов модуля;

- формирование основных бухгалтерских отчетов;

- формирование отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды.

- дополнительные возможности автоматизации бухгалтерского учета:

- экспорт данных и формируемых отчетов в форматы Word и Excel, получение

информации в графическом виде.

§ 2. Характеристика процесса автоматизации бухгалтерского учета.

База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из

одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет

автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров,

изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз

каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы,

составление книги “Журнал-главная”, составление баланса и сводных отчетов,

полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет

денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и

др. задачи. Производители программного обеспечения постоянно проводят

работу по корректировке автоматизированной системы в соответствии с

изменениями в законодательстве. Например: была оперативно проведена работа

по изменению количества знаков расчетного счета и введению в реквизиты

юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если в работе

программы были отмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстро

устранялись. В базе данных автоматизированной системы обеспечивается

сохранность данных в течение длительного периода. Это позволяет хранить

данные по операциям, как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет.

В случае необходимости возможен поиск информации и проведение

корректировки.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка

данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно

сопровождается документами на бумажном носителе информации -

распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например

бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются

и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в

электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские

книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют

собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не

возможно.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы.

1.Аппаратные средства.

Это устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный

процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты

и т.п.

2.Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции,

обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными

средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного

использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие

выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы,

которые выполняют в компьютере служебные операции, например, проверку и

настройку отдельных узлов аппаратно-программного взаимодействия. Системные

программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы,

специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с

учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных

команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь

разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3.Документация - описание системы и структуры управления (ввод,

обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).

4.Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и

снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки

данных.

5.Данные - необходимая информация, которую вводят, хранят и

обрабатывают в системе (например, сведения о хозяйственных операциях).

6.Процедуры контроля - в разрезе учета это процедуры, обеспечивающие

корректную запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета

оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также

на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология

характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке

условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки

данных от неавтоматизированной. Единообразное выполнение операций.

Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при

выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически

исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной

обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки

в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке

всех идентичных операций при одинаковых условиях. Разделение функций.

Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего

контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные

специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к

компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге

компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для

поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных

системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может,

относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со

стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных

документах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальные возможности

появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными

системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для

несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они

также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного

получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную

обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и

неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных

программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6